Contractmanagement

Het belang van contractmanagement wordt steeds vaker onderkend in zowel de private als de publieke sector. Contractmanagement en inkoop zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden (zie figuur 1). Zonder contractmanagement verdwijnen behaalde inkoopresultaten namelijk als sneeuw voor de zon. Goed contractmanagement draagt bij aan een gezonde en efficiënte bedrijfsvoering waarbij kosten en risico’s geminimaliseerd worden en opbrengsten gemaximaliseerd.

Figuur 1. Inkoop en contractmanagement zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden

Contractmanagement is een containerbegrip
Tot zo ver de theorie, nu de praktijk. Contractmanagement is hot. Uit onze (advies)praktijk blijkt dat veel organisaties contractmanagement steeds hoger op de managementagenda zetten en dat zij druk bezig zijn om hun prestaties op dit gebied te verbeteren. Of het nu gaat over het beperken van risico’s of het maximaliseren van toegevoegde waarde, goede contractmanagers zijn hun gewicht in goud waard. Helaas zijn goede contractmanagers schaars. Door ontwikkelingen als globalisering, uitbesteding, wet- en regelgeving en de economische crisis zal de vraag naar contractmanagers alleen nog maar toenemen. Een ding is zeker, als u nu nog niet in contractmanagement investeert loopt u straks hoogstwaarschijnlijk achter de feiten aan.

Ondanks dat, of misschien wel doordat, contractmanagement hot is, is het zo langzamerhand een containerbegrip geworden. Iedereen heeft het erover maar bijna niemand weet precies wat het allemaal inhoudt, wat je ervoor moet doen, wie het moet doen en hoe je er mee moet beginnen. Er bestaan namelijk geen eenduidige, alomvattende definities en begrippenkaders. Processen zijn onvoldoende gedefinieerd en er zijn veel interne en externe partijen bij betrokken die allemaal verschillende doelstellingen en belangen hebben (zie figuur 2). Contracten en informatie over contracten zijn moeilijk of niet te vinden en ondersteunende systemen ontbreken meestal.

Figuur 2. Contractmanagement vereist nauwe samenwerking tussen alle betrokken partijen

Definieer uw eigen contractmanagement
Ga vooral niet op zoek naar iets als de ‘contractmanagement steen der wijzen’ of het ‘contractmanagement ei van Columbus’. Deze bestaan namelijk niet. Contractmanagement goed implementeren kost bloed, zweet en tranen. Iedere organisatie moet voor zichzelf per inkoopcategorie bepalen wat zij met contractmanagement wil bereiken, hoe zij dit wil doen, wie dit zouden moeten doen en welke hulpmiddelen hiervoor nodig zijn. Van belang is dan ook in welke fase van ontwikkeling u zich bevindt met contractmanagement en vooral, waar wilt u naar toe?

Figuur 3. Contractmanagement groeimodel

Twijfelt u waar uw organisatie zich bevindt in het contractmanagement groeimodel, beantwoord dan de 10 vragen uit de Contractmanagement quick-scan. Wat ons betreft moet u in ieder geval de volgende zaken goed regelen; de levering en betaling van producten en diensten, het beheren van contracten en daarmee samenhangend de relatie met derden (extern) maar ook met interne opdrachtgevers. Indien er wijzigingen in de omgeving plaatsvinden, zullen deze bijgewerkt moeten worden. Draag daarbij zorg voor continue verbetering; het contractmanagement proces is ook dynamisch. Dit gaat het meest snel via een ‘contractmanagement actieplan’:

Zet contractmanagement op de directie/management agenda;
Maak iemand verantwoordelijk voor het contractmanagementproces;
Definieer processen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
Leg alle contracten en informatie over de contracten eenduidig en op een plek vast;
Identificeer, prioriteer en realiseer verbetermogelijkheden;
Implementeer technologie om het contractmanagementproces te ondersteunen.

Uit ervaring blijkt dat veel organisaties niet beschikken over de juiste kennis, ervaring, capaciteit en tools om dit soort acties effectief en efficiënt uit te voeren. Als dit ook geldt voor uw organisatie, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Voor contractmanagement leveren wij de volgende diensten:

Contractenanalyse en verbeterplan (consultancy);
Opschonen contractendatabestand en implementeren contractmanagement verbeterplan (consultancy);
Contractmanagers op tijdelijke basis (detachering);
Contractmanagers in vaste dienst (werving & selectie);

DPA Supply Chain denkt en werkt graag met u mee. Wilt u meer weten? Neem contact op met Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. , Managing Director Publiek via e-mail of telefoon 06-29040244.