Natasja Spaan werkt in opdracht van het ministerie van Defensie aan een grootschalig IT project

Interim Professional Natasja Spaan werkt met mensen uit alle hoeken van het Defensieapparaat aan het Strategic Process of ERP Enabled Re-engineering project, oftewel SPEER. “Mijn baan is afwisselend en stelt me in staat om samen te werken met mensen van verschillende disciplines. Erg boeiend!”

Natasja_Spaan_DPA

Grootschalig project
“SPEER is een grootschalig ICT project van het Ministerie van Defensie”, vertelt Spaan. “Er zijn defensiebreed mensen verzameld om op basis van hun specifieke expertise een bijdrage te leveren.” SPEER heeft tot doel om binnen de defensieorganisatie financieel-administratieve en materieel logistieke ketens van een ‘Legacy omgeving’ naar een ‘ERP omgeving’ te migreren. Kort gezegd moesten de verschillende logistieke systemen worden vervangen door één overkoepelend systeem.“Een tamelijk technisch verhaal”, erkent Spaan. “Iedere schakel wordt uitgevoerd door een team van professionals op een specifiek gebied.” In het kader van SPEER is een Europese aanbesteding doorlopen en zijn er mantelcontracten met diverse partijen afgesloten voor de migratie en met één partij voor het voeren van de regie. Er werden door het Ministerie van Defensie drie mantelpartijen aangetrokken om de aanbesteding en het vervolgtraject in goede banen te leiden.

Brede portefeuille
Spaan: “Mijn portefeuille is de regie. De opdracht waarvoor ik ben aangetrokken door Defensie (SPEER) is kort gezegd het sluiten van nadere overeenkomsten onder het mantelcontract.” Het uitgebreide takenpakket van Spaan bestaat daarmee uit het opstellen, afsluiten en beheren van de diverse overeenkomsten. “Daarnaast houd ik mij bezig met het opzetten, uitvoeren, managen en beheren van de contractadministratie. Ook adviseer ik op het gebied van inkoop- en contractjuridische zaken.” Al voor het afsluiten van een overeenkomst is Spaan betrokken bij het voortraject, namelijk het begeleiden van en adviseren bij het opstellen van offerteaanvragen. “Een ander - evident maar belangrijk - onderdeel van mijn werkzaamheden is het onderhouden van de relatie met de interne klant en met de reeds gecontracteerde leverancier. Uiteraard informeer ik de teamleider en projectcoördinator van SPEER met regelmaat over ontwikkelingen en voorgang. Ik heb een breed takenpakket, wat mijn werk aangenaam veelzijdig maakt.”

Linking Knowledge
“Er wordt binnen DPA Supply Chain veel informatie uitgewisseld door Interim Professionals en andere collega’s. Zo hebben wij iedere maand een Linking Knowledge bijeenkomst, waar steeds een ander thema centraal staat zoals contractmanagement, leveranciersmanagement, social return, et cetera. Van belang is dat er interactie ontstaat tussen de betrokkenen. In mijn geval gaat het vaak over de publieke sector en Europese aanbestedingen, mijn persoonlijke specialiteit.” Spaan verzorgde zelf een Linking Knowledge bijeenkomst over het thema contractmanagement, waarbij zij een drietal sprekers uitnodigde. “Uiteraard heb ik onder meer SPEER als voorbeeld genomen, een aansprekende casus.” Naast de genoemde bijeenkomsten organiseert DPA Supply Chain nog talloze andere - interne en externe - netwerkbijeenkomsten. Spaan: “Voor de teambuilding en feeling met de organisatie is dat erg belangrijk, zeker voor Interim Professionals die het grootste deel van de tijd bij opdrachtgevers doorbrengen.”

Toegankelijkheid
“Wanneer je bij DPA Supply Chain als Interim Professional aan de slag gaat, word je op een prettige manier in het diepe gegooid”, vertelt Spaan. “Direct aan de slag en je weg leren vinden hoort bij de baan. Daar worden we ook op geselecteerd. Voor junioren geldt natuurlijk dat zij ook nog begeleiding krijgen van de organisatie waar zij aan de slag gaan en van DPA Supply Chain zelf. Het is daarnaast natuurlijk erg fijn dat je altijd terug kunt vallen, voor advies of suggesties, op de collega’s. We weten elkaar altijd goed te vinden.” Het is een vorm van toegankelijkheid die Spaan ook nastreeft bij het uitvoeren van een opdracht. “Ook binnen het SPEER project zijn er geen drempels en is er een grote mate van transparantie. Bij de start van de opdracht wist de interne klant ons niet echt te vinden. Inmiddels is dat 180 graden gedraaid en weet iedereen wie wij zijn. Het traject was een leuke en uitdagende manier om onze meerwaarde aan te tonen bij de interne klant.”

Ontwikkelen
Spaan wil zich de komende jaren nadrukkelijk blijven ontwikkelen en veel verschillende organisaties van binnen te zien. “Je komt bij iedere opdracht weer met nieuwe bagage - kennis en ervaring - naar buiten, waardoor je een volgend traject nog weer beter aan kunt pakken."