Marjoleine Voortman deed contractmanagement bij Schiphol Group

Marjoleine Voortman is Interim Professional bij DPA Supply Chain. Zij werkte zo'n negen maanden in opdracht van Schiphol Group, waar zij meer dan 350 contracten analyseerde. "Na afloop heb ik het stokje met een goed gevoel kunnen overdragen."

Marjoleine Voortman DPA Supply Chain

Verbeterpotentieel
Marjoleine Voortman werkt inmiddels zo'n vijf jaar DPA Supply Chain. In 2007 en 2008 werd zij ingehuurd door Schiphol Group. "Ik was daar ICT inkoper en hield me bezig met het analyseren en reviewen van alle ICT contracten om de (financiële) risico's, verplichtingen en kansen in kaart te brengen en te kijken wat het verbeterpotentieel was. Daarnaast keek ik of we het aantal contracten konden reduceren en of overeenkomsten gebundeld konden worden." De opdracht van Voortman duurde in totaal zo'n negen maanden.

Omvangrijk
"Er moest in veel gevallen wat veranderen aan bestaande contracten", vertelt Voortman. "Zo was bijvoorbeeld niet altijd even duidelijk afgesproken wat er nou precies werd afgenomen, tegen welke condities dat gebeurde en wat de looptijden waren. Ook onderzocht ik of er een acceptabele verlengingsperiode was afgesproken en wat er in de verschillende overeenkomsten gezegd werd over opzegtermijnen, bijvoorbeeld een jaar, of vijf jaar, et cetera." Niet zelden constateerde Voortman dat er een bezuiniging kon worden gerealiseerd. "Stel je voor dat je enkele tientallen jaren geleden een licentie hebt gekocht en daarna het niet goed hebt geïmplementeerd en uiteindelijk maar de helft van de aangekochte producten gebruikt of dat er geen afspraken zijn gemaakt over indexatie en prijswijzigingen of dat een contract oneindig doorloopt zonder één keer per jaar gerievewed te worden of dat er geen inkoopvoorwaarden worden gehanteerd. Dan is er actie nodig."

Implementatie
Voortman is ook betrokken bij het implementeren van verbeteringen op basis van haar analyses. "Samen met de afdeling contractmanagement heb ik niet alleen het verbeterpotentieel in kaart gebracht. Ik heb ook gekeken naar wat er vervolgens moest gebeuren. Welke veranderingen moeten er plaatsvinden in de contracten, maar ook binnen de organisatie? En: welke mensen moeten daar dan bij aanhaken?" Zij boekt zo snel vooruitgang, dat haar op een gegeven moment wordt gevraagd ook de contracten voor de inhuur van externen onder de loep te nemen. "Je gaat dan analyseren en praten met de business owners en kritisch kijken naar de partijen die extern worden ingehuurd. Ik heb toen een compleet nieuw inhuurbeleid opgesteld. Op basis daarvan zijn we daarna de diverse bedrijfsonderdelen gaan benaderen."

Draagvlak
Bij het implementeren van het nieuwe inhuurbeleid is zij met de inkoopdirecteur van Schiphol Group gaan praten. We hebben samen bedacht wat nu de beste aanpak zou zijn. Het is immers toch wat vreemd wanneer door een externe wordt verteld wat er met de andere externen moet gebeuren. De kans is groot dat er dan wat draagvlak en committment ontbreekt bij de implementatie." In de negen maanden dat Voortman bij Schiphol Group zat, heeft zij een review gedaan van zo'n 350 ICT contracten en 50 HR contracten en deze waar nodig geoptimaliseerd. "Daarna heb ik met een goed gevoel het stokje overgedragen."

Belangrijke schakel
"Ik word door mijn opdrachtgevers gekenmerkt als daadkrachtig, gedreven en als iemand die weet wat ze wil. Wat ik tijdens mijn opdracht voor Schiphol Group zelf goed merkte, is dat ik in staat ben politiek de juiste weg te bewandelen. Ik weet mensen bij elkaar te brengen, een hele belangrijke eigenschap in ieder verandertraject. Linking Knowledge is binnen DPA Supply Chain een essentieel begrip, maar iets wat nog te weinig gebeurt binnen veel ondernemingen. Een van de dingen die ik bij Schiphol heb gedaan is heel veel verschillende mensen met elkaar in contact brengen en om tafel krijgen."

Contractmanagement
Voortman heeft het na vijf jaar nog steeds bijzonder goed naar haar zin bij DPA Supply Chain. "Onze organisatie zorgt ervoor dat het werk spannend en intrigerend blijft, Daarnaast zorgen ze goed voor je als mens, bijvoorbeeld door de mogelijkheid te bieden om thuis te werken als dat nodig is." Zij is van mening dat DPA Supply Chain nog veel kan toevoegen aan de wereld van contractmanagement." "Voor organisaties valt daar nog veel te verbeteren."