Jeroen Corts voerde een bijzonder consultancy project uit bij het Stadsdeel Zuidoost van de gemeente Amsterdam

Senior Consultant Jeroen Corts is gespecialiseerd in het maken van inkoopanalyses. Het afgelopen jaar voerde hij bij het stadsdeel Zuidoost in de gemeente Amsterdam een succesvol project uit. Als het aan Corts ligt volgen er snel meer gemeenten en stadsdelen.

Jeroen Corts DPA

Monsterklus
Corts werkt inmiddels vijf jaar voor DPA Supply Chain. “Inkoop Intelligence is echt een vak apart”, zegt Corts. “Je ziet dat veel organisaties nog moeite hebben daar op de juiste wijze inhoud aan te geven. Dan gaat het met name om het krijgen van de juiste gegevens bij de financiële afdelingen en vervolgens ook weten hoe en wat je daarmee moet doen.” Het afgelopen jaar was Corts betrokken bij het uitvoeren van een Spendanalyse voor de hele gemeente Amsterdam. “Echt een monsterklus”, vertelt hij. “Wij voeren natuurlijk met regelmaat dergelijke analyses uit voor individuele organisaties. De overtreffende trap is echter dat je dat doet voor meerdere bedrijven tegelijk, bijvoorbeeld bij een fusie of bij organisaties die uit meerdere onderdelen bestaan. Dan gaat het om het maken van overlappende analyses.” In het geval van de gemeente Amsterdam ging het om 45 verschillende bedrijven. “Er is dan sprake van evenzoveel verschillende administraties met allemaal hun eigen crediteuren en meer dan een miljoen facturen per jaar.” Opdrachtgever was de concernafdeling Inkoop van de gemeente Amsterdam, waarbij het Stadsdeel Zuidoost één van de deelnemers was.

Succesvolle pilot
Corts: “Bij het Stadsdeel Zuidoost zijn we een project gestart. In plaats van enkel een eenmalige jaarlijkse analyse uit te voeren waar een rapport uitkomt, maak ik elk kwartaal een update van dat rapport. Binnen het stadsdeel wordt dat de Management Rapportage Inkoop genoemd. Ze zijn daarin hierin echt voorloper.” Corts ontwikkelde samen met DPA Supply chain het CAS systeem. “CAS staat voor Crediteuren Analyse Systeem. Organisaties kunnen het systeem aanschaffen of in licentie gebruiken. Stadsdeel Zuidoost heeft ervoor gekozen om ons het systeem te laten beheren en daarmee de kwartaalupdates te maken.”

Social return
De frequente tussentijdse rapportages zijn bedoeld om inzicht te krijgen in het inkoopgedrag van de zes sectoren van het stadsdeel. “Bij de overheid spelen rechtmatigheid en doelmatigheid een belangrijke rol. Daardoor moet er vaak een antwoord gevonden worden op vragen als: waar wordt geld aan uitgegeven, hoeveel leveranciers en hoeveel facturen zijn er en hoeveel van die leveranciers zijn er ook daadwerkelijk goed gecontracteerd? Er wordt bijvoorbeeld gekeken of er raamcontracten worden gebruikt.” In het geval van stadsdeel Zuidoost was daar natuurlijk sprake van: het is onderdeel van de gemeente en dus deelnemer aan raamcontracten waarvan de compliance gevolgd moet worden. Corts: “Uniek bij dit stadsdeel is dat er ook specifiek gelet wordt op de social return: welk deel van het inkoopvolume wordt er benut ten behoeve van maatschappelijke, sociale doeleinden. Bovendien maken wij ook inzichtelijk welk percentage van het inkoopvolume beïnvloedbaar is voor duurzaam inkopen volgens de criteria van SenterNovem.” De toegevoegde waarde van DPA Supply Chain begint al bij het feit dat het de opdrachtgever veel werk uit handen neemt. “Zo hebben we een systeem ontwikkeld waarbij onze rapportages gekoppeld zijn aan de brongegevens. Daardoor passen de benodigde grafieken en tabellen zich automatisch aan de rapportages aan. Dat scheelt enorm.”

Navolging
Corts verwacht zeker dat de pilot, zoals die bij het stadsdeel Zuidoost met succes is uitgevoerd, navolging gaat vinden in andere gemeenten en stadsdelen. “Het is gebruikelijk dat er door overheden jaarlijks een Spendanalyse wordt gemaakt. Dat kan bijzonder tijdsintensief zijn. Vervolgens wordt één of twee jaar later een zelfde exercitie uitgevoerd. We hebben bij stadsdeel Zuidoost als DPA Supply Chain duidelijk het voordeel van tussentijdse rapportages laten zien. Het is in veel gevallen ook qua kosten een voordeliger alternatief dan een jaarlijks een nieuwe analyse aan te besteden.