Kees Koopmans voerde een Spendanalyse uit voor het Samenwerkingsverband Leidse Regio

Consultant Kees Koopmans is door de gemeente Leiden ingehuurd in het kader van het Samenwerkingsverband Leidse Regio, waarbij een aantal (deel)gemeenten de krachten bundelen. De belangrijkste vraag: wat levert een gemeenschappelijke inkoopfunctie op?

Stroomlijnen
Koopmans: “Vier deelgemeenten, waaronder Leiden, zijn voornemens een Shared Service Center op te richten binnen het Samenwerkingsverband Leidse Regio. Het thema inkoop speelt daarbij een belangrijk rol.” DPA Supply Chain werd gevraagd een Spend-analyse uit te voeren. “Het viel ons direct op dat er binnen een relatief kleine regio flinke verschillen kunnen zitten in de wijze waarop partijen hun inkoop hebben ingericht. Dat heeft natuurlijk ook met de omvang van de deelnemers te maken en dat uit zich onder andere in het verschil in besparingspotentieel.” Koopmans en zijn collega’s hebben per segment gekeken op welke onderdelen er kan worden bespaard door te kijken naar de huidige wijze van inkoop, aanwezige contracten en leveranciers. “Op basis van de gehanteerde inkoopcategorieën hebben wij onderzocht op welke onderdelen er kon worden gestroomlijnd.

Duizendpoot
“Ik had de rol van ‘duizendpoot’ in dit consultancy project, erg leuk. Om te beginnen heb ik diverse interviews met de verschillende betrokkenen gehad, zoals het hoofd inkoop en medewerkers van het ingenieursbureau van de gemeente Leiden. Hoe gaan zij met inkoop om, wat zijn de uitgaven? Hoe gaan betrokkenen met de verschillende contracten om? En in sommige gevallen ook: is er eigenlijk wel een goed beeld van wat er op inkoopgebied allemaal gebeurt binnen de organisatie?” Uiteraard bestond de opdracht voor een belangrijk deel uit een cijfermatige exercitie en het rapporteren aan de opdrachtgever. “De terugkoppeling is uiterst belangrijk. De klant hoort een helder, toegankelijk rapport te krijgen waar hij mee uit de voeten kan. Je kunt een fantastische Spend-analyse uitvoeren, maar als de ontvanger er vervolgens niets van begrijpt of er niet mee uit de voeten kan, dan is de exercitie feitelijk voor niets geweest.”

Vertaalslag
Koopmans werkte onder meer samen met collega Manfred Hoogveld van DPA Supply Chain, die ook de commerciële leiding had in het traject. “Een erg prettig team. Ook met betrokkenen aan de kant van de opdrachtgever was het fijn werken.” De toegevoegde waarde van DPA Supply Chain lag in de ogen van Koopmans met name in het op vrij eenvoudige wijze maken van de vertaalslag van de uitkomsten van de Spend-analyse naar het ontwikkelen en implementeren van het gewenste besparingsprogramma. “Je kunt natuurlijk een bijzonder ingewikkeld model ontwikkelen waar je besparingen aan koppelt, maar we hebben bewust gekozen voor een eenvoudige variant die snel is uit te voeren. Voor Koopmans en zijn collega’s onderstreepte het project het belang van het tijdig aanleveren van informatie. “Je moet je vrij snel een goed beeld van de organisatie kunnen vormen, met name in de startfase. Als er aan de zijde van de opdrachtgever een flink aantal partijen betrokken is kan dat soms wat langer duren. Dat hoort er nu eenmaal bij en het is dan aan ons om aan de slag te gaan met de input die beschikbaar is.”
Uiteraard hebben wij altijd het voordeel van onze eigen benchmarks en besparingsprogramma’s, waardoor we uitstekend vergelijkingen kunnen maken. Daarnaast vormen wij ons over het algemeen snel een beeld van de organisatie waar wij aan het werk gaan.”