Paula Mol begeleidde een Europese aanbesteding bij Codarts, Hogeschool voor de Kunsten te Rotterdam

Paula Mol is consultant en aanbestedingsjurist bij DPA Supply Chain en begeleidde bij Cordarts, Hogeschool voor de Kunsten een Europees aanbestedingstraject. Ook voorzag zij betrokkenen bij de opdrachtgever van praktische kennis en inzicht

Paula Mol DPA

Leertraject
Paula Mol: “Vanuit DPA Supply Chain ben ik altijd werkzaam voor meerdere opdrachtgevers tegelijk. Dat maakt mijn werk aangenaam veelzijdig; iedere klus is weer anders.” Hogeschool voor de Kunsten Cordarts schakelde DPA Supply Chain in voor de begeleiding van een Europese aanbesteding. “In maart van dit jaar werd besloten dat er behoefte was aan een nieuwe leverancier van schoonmaakdienstverlening”, vertelt Paula Mol. “Daartoe was een Europese aanbesteding nodig en dat was iets waar de organisatie nog niet eerder mee te maken had gehad.” Het zijn voor haar ideale opdrachten. “Het is altijd bijzonder aardig om mensen op weg te helpen die aan iets nieuws beginnen en waar de ervaring ontbreekt. Naast het uitvoeren van de opdracht biedt je dan direct een leertraject aan, wat voor alle betrokkenen een extra dimensie aan het geheel geeft.” Aanbesteden is dan ook vooral mensenwerk. “Ik ben zelf jurist, maar het is altijd een traject wat je niet sec juridisch, procedureel of formeel kunt bekijken.”

Resultaat tweeledig
“Het resultaat wat we uiteindelijk hebben geleverd is tweeledig: we zijn een Europees aanbestedingstraject ingegaan en hebben dat met succes afgerond. Daarnaast hebben we betrokkenen aan de kant van de opdrachtgever met een behoorlijke hoeveelheid noodzakelijke basiskennis en inzichten achtergelaten.” Zij geeft aan dat het vooral van belang is dat mensen die te maken hebben met een aanbesteding de juiste vragen leren stellen aan zichzelf dan wel aan de leverancier. “De opdrachtgever zal na de afronding van één Europese aanbesteding waarschijnlijk niet in staat zijn zonder professionele ondersteuning geheel zelfstandig een Europese aanbesteding te doorlopen. Maar het is wel belangrijk dat wij overbrengen hoe zo’n aanbesteding er in hoofdlijnen uitziet, op welke zaken er moet worden gelet, welke fasen er worden doorlopen en wat de essentie is.” Over de toegevoegde waarde van DPA Supply Chain bij Codarts, Hogeschool voor de Kunsten is Paula Mol kort: “De opdrachtgever is uitermate tevreden met het behaalde resultaat, dat is uiteindelijk het belangrijkste. De Europese aanbesteding is redelijk soepel verlopen en Codarts, Hogeschool voor de Kunsten heeft een goed beeld van de inhoud van een Europese aanbesteding. Toegevoegde waarde is voor ons natuurlijk een absolute voorwaarde.”

Iedere keer anders
Paula geeft aan dat iedere opdracht zijn bijzonderheden heeft. “Dat bepaalt voor een belangrijk deel het plezier wat ik heb in mijn werk. Er zijn overeenkomsten tussen de aanbestedingstrajecten, maar iedere keer zijn er toch weer verschillen. Ook is er altijd sprake van een te nemen hobbel, noem het een uitdaging, maar ook dat is waar wij voor worden ingehuurd.” Daarom zal zij het woord makkelijk in een Europese aanbesteding niet meer gebruiken. Bij aanvang van de opdracht is eerst een inventarisatie van de bestaande situatie gemaakt. “Op basis daarvan hebben we een helder beeld gevormd van wat er goed was in de huidige situatie en waar verandering nodig was. Vervolgens is een Europese aanbesteding uitgezet in de markt. Belangrijk daarbij is dat de verschillende leveranciers een zeer goed beeld hebben van wat de opdracht precies inhoudt en wat gevraagd wordt. Het resultaat mag er zijn: de opdrachtgever heeft een kwalitatief goede leverancier en realiseert bovendien een aanzienlijke besparing.”

Spectrum
“Wij staan aanbestedende diensten bij, maar weten als DPA Supply Chain zelf ook hoe het is om in te schrijven op Europese aanbestedingen. We weten daarmee hoe de ‘andere kant’ van het spectrum werkt, namelijk de leverancierszijde. Dat is buitengewoon nuttig, omdat je mede door deze ervaring je opdrachtgever van de juiste adviezen kan voorzien. “ Paula Mol onderstreept nogmaals dat een Europese aanbesteding nooit als eenvoudig moet worden aangemerkt. “Hoeveel ervaring je ook hebt, het is iedere keer weer anders. De opdrachtgever verwacht natuurlijk dat wij dat begrijpen en snel inzicht hebben in de uitgangspunten en mogelijkheden. Die behoefte sluit goed aan bij het karakter van DPA Supply Chain: een no nonsense organisatie met een scherpe blik en heldere kijk op zaken.”