Albert Dorresteijn is verantwoordelijk voor goed contractmanagement bij een oliemaatschappij

Albert Dorresteijn is als Interim Professional bij DPA Supply Chain ingehuurd door de business unit Global Function Sourcing van een grote oliemaatschappij. Een boeiende rol bij een prachtig bedrijf, zo zegt hij zelf.

Virtuele teams
Dorresteijn: “Binnen dit bedrijf ben ik sinds 2008 als Interim Professional verantwoordelijk voor het uitonderhandelen, opstellen en managen van contracten. Deze contracten kunnen door de verschillende bedrijfsonderdelen in Nederland worden gebruikt om extern personeel in te huren bij daartoe aangewezen partijen. Wij werken in virtuele teams, met name in de grote hubs wereldwijd: Londen, Den Haag, Houston en Kuala Lumpur. Mijn standplaats is Rijswijk: de contracten die ik opstel zijn toegankelijk voor iedere organisatie-eenheid in Nederland.”

Slim contractgebruik
“De voornaamste opdracht was om contracten op te stellen die tegemoet kwamen aan de behoeften van de verschillende bedrijfsonderdelen. Daarbij lag de focus met name op een slimmer gebruik van die contracten.” Daarmee doelt Dorresteijn op de sturing van interne businesses om niet te snel naar contracten te grijpen en externen in te huren, maar eerst zeker te stellen dat er geen verdere mogelijkheden zijn om vacatures binnen de eigen organisatie in te vullen “Als je dan wel iemand van buiten aantrekt, is het zaak dat je value for money krijgt.”

Lokale kandidaten
Dorresteijn zorgt er, net als zijn collega’s in de verschillende landen, waar mogelijk voor dat een kandidaat voor een bepaalde functie zo dicht mogelijk in de (fysieke) omgeving van het betreffende bedrijfsonderdeel wordt gezocht. “Dat heeft natuurlijk alles te maken met kostenbesparing’, zegt Dorresteijn. “Als er hier in Nederland of de omringende landen iemand te vinden is die geschikt is voor een bepaalde functie in Den Haag, dan hoeft er niet iemand uit Singapore ingevlogen te worden.” Na een bijzonder lange tenderprocedure is er een aantal prefered suppliers geselecteerd, waarmee door Dorresteijn en collega’s nauw wordt samengewerkt. “Vanuit de historie stappen mensen het liefst naar hun eigen, vertrouwde leveranciers van personeel. Onze eerste uitdaging was dan ook om alle organisatieeenheden in Nederland - waar het potentieel aan “Hiring Managers” zeer groot is - gebruik te laten maken van de contracten die wij hebben opgesteld. Dat was een zeer belangrijke eerste stap.”

Correct gebruik
Een andere uitdaging is, zo omschrijft Dorresteijn, het correct gebruik van die contracten. “De verschillende rollen - of functies - binnen de organisatie, bijvoorbeeld op het gebied van IT of procurement, staan heel helder omschreven in de contracten. Het naar behoren gebruiken van die contracten kan betekenen dat je op zoek gaat naar iemand van het gewenste niveau. Dat voorkomt simpelweg dat er teveel wordt betaald voor overgekwalificeerd personeel.”

Managen van afspraken
Dorresteijn: “In dit stadium, de gewenste contract labour overeenkomsten zijn er inmiddels, ben ik vooral bezig met het managen van die contracten. Dat betekent: het managen van de afspraken die zijn gemaakt en ervoor zorgen dat zoveel mogelijk bedrijfsonderdelen er op de juiste manier gebruik van maken. Bij het inhuren van extern personeel zijn aspecten als kosten en HSSE altijd belangrijk geweest maar vooral in de laatste 2 jaar ligt de nadruk op het kostenaspect. Een logische vraag is dan: Hoe beweegt de markt, betalen we niet teveel voor sommige zaken en hoe kunnen we onze contracten simpeler maken? Daar kunnen wij, in onze Procurment functie, de organisatie goed mee helpen.”

Verder kijken dan inkoop
Dorresteijn: “Je wordt vanuit DPA Supply Chain gestimuleerd om verder te kijken dan sec de inkoop; dat heb ik hier zeker geleerd. Voor DPA Supply Chain is deze opdracht een bevestiging dat onze aanpak werkt. De vraag is veel meer: wat verwacht je nou van een contract, wat zijn de targets? Dan is het zaak om die targets te monitoren om te kijken of het beoogde resultaat wordt gehaald. Dat is de échte functie van contractmanagement: monitoren en bijsturen waar nodig. Het is echt een vak geworden en deze opdrachtgever is een fraaie plek om dat uit te oefenen.”