Voorraadscan en Operationsscan bij InterfaceFLOR

De Consultants Alle Delfsma en Maarten Smit van DPA Supply Chain hebben, in samenwerking met Ton Polman van VOA Acces, twee scans uitgevoerd bij ’s werelds grootste fabrikant van modulair tapijt: InterfaceFLOR. Er werden zowel een Operationsscan als een Voorraadscan uitgevoerd.

Maarten Smit en Ton Polman richtten zich met de Operationsscan met name op de operationele processen van het Centraal Magazijn Grondstoffen (CMG) en het Distributie Centrum Scherpenzeel (DCS). Het doel van de scan was om in korte tijd en met beperkte capaciteit inzicht te krijgen in drie onderwerpen: Organisatie en Aansturing, Besturing en Informatie en de Werkprocessen. Tijdens de scan werd gesproken met de teamleiders van het CMG en het DCS, over de bovenstaande onderwerpen. Naast het voeren van gesprekken, vond er een analyse plaats van de beschikbare documentatie en is er tijd besteed aan het observeren van de werkprocessen op de werkvloer.

Alle Delfsma heeft zich met de Voorraadscan gericht op de kwaliteit van de voorraad en de manier waarop de voorraad aangestuurd werd. Het doel van de Voorraadscan was om in kwantitatieve zin het verbeterpotentieel van de voorraad inzichtelijk te maken, daarnaast was het doel ook om met concrete verbeterpunten ten aanzien van het aansturen van de voorraad te komen. Het verzamelen van informatie vormt het startpunt van de Voorraadscan. Deze informatieverzameling heeft zowel betrekking op het verzamelen van kwantitatieve informatie uit het ERP system als op het verzamelen van kwalitatieve informatie m.b.t organisatie en planmethodiek. Op basis van de verzamelde gegevens zijn achtereenvolgens een voorraadanalyse, een ABC analyse en een voorraadbalans uitgevoerd.

De Voorraadanalyse geeft inzicht in de huidige voorraad. Er is gekeken naar voorraadwaarde en de potentieel incourante voorraad. Deze gegevens zijn afgezet tegen de berekende normvoorraad. De normvoorraad wordt berekend op basis van de verkoopgegevens, bestelgegevens als minimum bestelhoeveelheid en veelvoud in combinatie met een prognose van verwachte verkopen. De ABC analyse, waarin voorraad, zowel in aantal, als in voorraadwaarde als in percentage, gerelateerd wordt aan de omzet geeft inzicht in de beweging van de voorraad. De analyse van de voorraadbalans geeft tenslotte op SKU niveau en als totaal inzicht in de vraag in hoeverre er te veel, te weinig of exact voldoende op voorraad ligt. Ook de relatie met uitstaande bestellingen en productieorders is gelegd om zo de kwaliteit van de bestellingen te kunnen beoordelen.

Een paar maanden later vond de eindpresentatie van de scans plaats en werden de resultaten met de opdrachtgever en de betrokken medewerkers besproken. De belangrijkste zaken die door deoperationsscan bloot werden gelegd waren: de afstemming tussen de afdelingen inkoop en shipping was niet optimaal en kon verbeterd worden ten aanzien van planning. De inzet van capaciteit werd gebaseerd op financiële kengetallen en niet op de daadwerkelijke workload, waardoor inzicht in de productiviteit van medewerkers moeilijk was vast te stellen. Daarnaast werd inzichtelijk dat de storing van het WMS het niet functioneren van apparaten leidde tot vertragingen in de werkzaamheden. De conclusies en aanbevelingen als uitkomst van de Voorraadscan hadden betrekking op drie gebieden: systeem, voorraadaansturing en kennis.

Er zijn concrete verbeterpunten aangegeven waarmee InterfaceFlor aan de slag kan om het systeem zo in te richten dat het nog beter aansluit bij de informatiewens van de planners. Daarnaast zijn op basis van de ABC-analyse concrete punten aangegeven die een gezondere voorraad tot gevolg kunnen hebben. Denk hierbij aan assortimentsbeheer, de methode op basis waarvan de artikelen aangestuurd worden, make-to-stock of make-to-order en het analyseren van de retourenstroom. Tenslotte is de normvoorraad op basis van een prognose van de verkoopcijfers per SKU berekend en is hiermee het verbeterpotentieel in de voorraadwaarde zichtbaar gemaakt.

Al met al leverde de resultaten van de Voorraad- en Operations scan interessante inzichten op voor InterfaceFLOR. Bepaalde resultaten waren voor de opdrachtgever reeds bekend en krijgen nu weer extra aandacht. Naast de resultaten die reeds door de werknemers werden beaamd, kon de opdrachtgever worden verrast met nieuwe inzichten waaraan gevolg zal worden gegeven. Al met al een tweetal geslaagde scans die hebben geleid tot nieuwe actie!

Maarten Smit en Alle Delfsma zijn Business Consultant bij DPA Supply Chain in Amsterdam