Spend analyse Regiebureau

DPA Supply Chain heeft met succes het inkoop uitgaven onderzoek voor de Rijksoverheid afgerond.

In opdracht van het Regiebureau Inkoop Rijksoverheid hebben Jeroen Corts en Marc Prins een inkoop uitgaven analyse, oftewel spend analyse, uitgevoerd voor de Rijksoverheid. Marc Prins heeft de projectleidersrol op zich genomen, Jeroen Corts is verantwoordelijk geweest voor de verwerking van de grote hoeveelheden inkoopdata in het Crediteuren Analyse Systeem (CAS).

De doelstellingen van het project voor het Regiebureau waren inzicht krijgen in de omvang van de Rijksinkoop uitgaven en het onderzoeken van de haalbaarheid en herhaalbaarheid van uitvoering van een dergelijk onderzoek. De verwachte resultaten waren een spend analyse Rijksoverheid, een rapport met conclusies op basis van de inkoop informatie, een rapport met leerpunten en overdracht. Aan alle doelstellingen is ruimschoots voldaan.

Er is een crediteuren analyse uitgevoerd op basis van verschillende administraties, afkomstig van zes departementen, te weten:

BZK (Binnenlandse zaken en Koninkrijkszaken)
EZ (Economische Zaken)
Financiën
SZW (Sociale zaken en Werkgelegenheid)
V & W (Verkeer & Waterstaat)
VWS (Volksgezondheid Welzijn en Sport)

Uiteindelijk heeft Jeroen Corts in het CAS systeem ruim 36 verschillende administraties van de 6 meewerkende departementen verwerkt. Deze administraties waren weer onderverdeeld in bijna 200 files. In totaal is de kwantitatieve inkoop analyse in het CAS systeem opgebouwd uit 1.3 miljoen factuurregels.

Om te komen tot het totaal overzicht van de Rijksinkoopuitgaven voor alle 13 departementen is gekozen voor een extrapolatiemodel waarbij op basis van een groot aantal voorspellers een goed onderbouwde schatting over het totaal aan uitgaven is afgegeven. Bij de voorspellers valt te denken aan uitgaven in het kader van de rijksbegroting, apparaatuitgaven, aantal FTE, aantal leveranciers etc. Op dit onderdeel hebben wij ons laten adviseren door prof. C. Snijders van de TU Eindhoven. Chris Snijders is hoogleraar Sociologie van Technologie en Innovatie aan de vakgroep Technologie en Beleid van de Faculteit Technologie Management. Vanwege de vertrouwelijkheid zijn wij op dit moment niet in staat mededelingen te doen over de inhoudelijke resultaten van het onderzoek.

Projectmatig hebben wij de opdracht als volgt ingedeeld en doorlopen waarbij wij als insteek gekozen hebben voor de heldere stappen van het processchema van de crediteuren analyse:

Stap 1 Aanleveren instructie
Stap 2 Aanleveren inkoopdata
Stap 3 Ontdubbelen
Stap 4 Toewijzen segmenten
Stap 5 Analyse inclusief extrapolatie
Stap 6 Rapportage
Interviews
Overdrachtsdossier
Eindpresentatie

De eerste zes stappen volgen exact de procesgang van de CAS analyse, de overige onderdelen waren aanvullend met betrekking tot deze specifieke opdracht. Vanuit het regiebureau werden wij goed begeleid door de programmamanager. De resultaten werden vastgesteld door een in het leven geroepen stuurgroep onder voorzitterschap van de CPO van de Rijksoverheid, waar Max Boodie en Marc Prins zitting in hadden namens DPA SC.

Het eindrapport is vastgesteld en wordt op dit moment politiek gecommuniceerd naar de verantwoordelijke minister. Voor DPA SC resten op dit moment nog de restanten van het project waaronder de oplevering van 6 individuele spend analyses per deelnemend departement. Dit laatste als dank, namens het Regiebureau, voor de voortreffelijke medewerking die wij van allen hebben gekregen in dit prachtige project.

Marc Prins en Jeroen Corts zijn Consultant bij DPA Supply Chain in Amsterdam