Praktijkcase groot bouwbedrijf

De stille kracht van de co-maker en het multidisciplinaire ontschottingsteam

Organisatie
Dit grote beursgenoteerde bouwconcern levert een breed pakket bouwgerelateerde producten. Het bedrijf ontwerpt en bouwt infrastructuur, woningen, hoogbouw en commercieel vastgoed. Daarnaast worden diensten verleend die hier direct mee samenhangen, zoals beheer en onderhoud.

Ontschottingsuitdaging
Door de interne scheiding tussen planontwikkeling en realisatie heeft inkoop te weinig invloed op de specificatiefase. Bestek en tekeningen liggen namelijk vast op het moment dat inkoop wordt ingeschakeld. De resultaten die inkoop kan boeken beperken zich hierdoor veelal tot prijskortingen die worden bedongen in het onderhandelingsproces.

Oplossing
In het recente verleden is geprobeerd om de projectleiding tijdens planontwikkeling mee te laten lopen. Dat is echter niet de juiste oplossing gebleken, omdat zij geen duidelijke eindverantwoording hebben en de kostengevolgen maar beperkt kunnen inschatten. Een betere oplossing voor ontschotting lijkt om vroegtijdig een co-maker te contracteren. Deze is verantwoordelijk voor de uitwerking en levering van de technisch complexe onderdelen. Dit blijkt in de praktijk van alledag een wisselend succes te hebben. Soms wordt de co-maker namelijk als een gewone onderaannemer behandeld.

Aanpak
Inkoop moet tijdens de planontwikkelingsfase een inkoopstrategie per onderdeel opstellen. Alle projectbetrokken dienen zich daar aan te houden. Voor de complexe onderdelen dient vroegtijdig een toeleverancier te worden gecontracteerd. De prestaties van deze leverancier op het gebied van total cost of ownership en een aantal andere indicatoren dienen scherp te worden gemeten tijdens het verloop van de opdracht. Dit heeft een aantal voordelen. In de eerste plaats kan vroegtijdig worden ingegrepen als de prestaties onder de maat zijn. In de tweede plaats zien de collega’s dat vroegtijdig uitbesteden niet ten koste gaat van de totale kosten, maar mogelijk alleen van de onderhandelingsresultaten.

Advies
Zorg dat goede TCO-berekeningen kunnen worden gemaakt, inclusief de indirecte kosten van de werkvoorbereider die de onderaannemer meestal begeleidt. Werk bij dergelijke uitbestedingen met een multidisciplinair team. Zo wordt niet alleen ieders kennis optimaal benut, maar worden ook muren geslecht. Zet de risico’s vanuit planontwikkeling om in prestatie-indicatoren die wekelijks worden gemeten. Bespreek de uitkomsten periodiek met de opdrachtnemer. Hanteer naast een boeteclausule ook een bonusclausule. Zo wordt de onderaannemer gestimuleerd om beter te presteren.

Deze praktijkcase is uitgewerkt ten behoeve van Best of Supply Chain.