DPA Supply Chain in de olie!

Inkoopanalyse bij Van der Sluijs Groep.

Van der Sluijs Groep combineert alle activiteiten van verkoop, opslag en vervoer (over land en water) van minerale oliën. Een deel van de productstroom in deze integrale keten wordt uitgevoerd in eigen beheer. Het andere deel wordt als dienstverlening aangeboden aan oliemaatschappijen en -handelaren. Hierbij wordt gezorgd dat de kwaliteit van het product in het hele proces gewaarborgd blijft. Dit maakt Van der Sluijs Groep uniek in de downstream oliemarkt.

Moeilijk voor te stellen, maar een eeuw geleden in 1918 is Ad van der Sluijs in Geertruidenberg begonnen als fietsenhandelaar. Na het toevoegen van de verkoop van petroleum is het snel gegaan met het familiebedrijf. Anno 2007 is Van der Sluijs Groep uitgegroeid tot de grootste onafhankelijke speler in Nederland en België op logistiek en commercieel vlak. Ruim 300 medewerkers realiseerden in 2007 een jaaromzet van € 4 miljard.

Met het vertrek van de zittende inkoper werd ondersteuning gevraagd aan DPA Supply Chain. De breedte van onze portfolio is duidelijk een voordeel gebleken. Via het Traineeship-programma hebben wij in de persoon van Léon Fleuren een jonge enthousiaste kandidaat geleverd om de dagelijkse inkoop op gang te blijven houden. Hierin werd Léon ondersteund door Marc Prins, één van onze senior adviseurs. Daarnaast werd gevraagd de inkoopfunctie van VDSG door te lichten. We moesten inzicht bieden in de omvang en professionaliteit van de inkoopfunctie. VDSG is een bedrijf met een sterke focus op kostenbeheersing. Vanuit de analyse is men zeer geïnteresseerd in besparingsmogelijkheden. Daarnaast moest er meegedacht worden met de organisatorische opzet naar aanleiding van het vertrek van de zittende inkoper.

Aan de hand van onze CAS-analyse hebben wij de gehele spend in beeld gebracht. Moeilijk aspect in de analyse is de diversiteit van activiteiten geweest. Uiteindelijk hebben wij gekozen de inkoop categorieën leidend te laten zijn. Hierdoor kon aan de directie het meest zuivere totaal overzicht getoond worden.

De kwalitatieve analyse hebben wij voor het eerst uitgevoerd aan de hand van het - door onze eigen business consultants ontwikkelde - DPA Supply Chain inkoopanalyse model. De grondslagen van deze aanpak sloten prima aan bij de vraag van de opdrachtgever. Er is zowel naar hoofdonderdelen als subonderdelen van het inkoopproces gekeken. Het gaat hier dan om onderdelen als leveranciers – strategie & beleid – organisatie - processen & systemen – mens & cultuur – prestatie indicatoren – categorie strategieën. Ieder hoofdonderdeel wordt opgebouwd uit verschillende criteria die vervolgens langs verschillende volwassenheidsaspecten geanalyseerd worden. Hierdoor ontstaat een duidelijk score verloop oplopend van zwak tot uitermate professioneel. Op heldere wijze is inzichtelijk gemaakt waar de organisatie op dit moment staat, waar knelpunten zitten en welke stappen gezet moeten worden voor verbetering en verder professionalisering van het inkoopproces binnen VDSG.

In onze conclusies hebben wij geadviseerd de organisatie het vertrek van de inkoper zelf op te laten vangen. Door te schuiven met verantwoordelijkheden binnen het inkoopproces kan de aanwezige kracht en professionaliteit benut worden. Een aantal inkooppakketten kunnen intern beheerd worden voor wat betreft het operationele inkoopproces. De tactische inkoop kan uitbesteed worden. Vooral aan de kant van het primaire proces wordt op dit moment hard gewerkt aan de opbouw van een stevige project organisatie. Hier is een behoorlijke kennis van het gehele inkoopproces aanwezig. Uiteindelijk valt de grootste winst te behalen in proces optimalisatie en strakkere naleving van regels, afspraken en procedures. Om dit te bewerkstelligen zullen in de nabije toekomst een aantal interne projectgroepen gaan starten binnen VDSG. Deze gaan zich richten op optimalisatie van het P-to-P proces, het contractbeheer en management informatie. DPA Supply Chain blijft op de achtergrond op afroep beschikbaar als klankbord en eventuele ondersteuning. Al met al een interessante en leerzame opdracht waarin wij nieuwe kennis en methodes hebben kunnen beproeven!