Aanschaf van brandweer-reddingsvesten

Betere resultaten door een gedegen inkoopproces.
Enige tijd geleden werd Brandweer Amsterdam geconfronteerd met nieuwe ARBO-wetgeving. Hierin stond onder andere dat manschappen die op en/of langs het water werken, een reddingsvest moeten dragen. Aangezien Brandweer Amsterdam nog geen reddingsvesten had, moesten deze aangeschaft worden. DPA Supply Chain werd door Brandweer Amsterdam inge-schakeld om dit project te leiden.

Tijdens de eerste bespreking met Brandweer Amsterdam werd meegedeeld dat er maar één leverancier is voor brandweer-reddingsvesten. Volgens Brandweer Amsterdam hoefde in feite alleen een bestelling verzonden worden. Een kritische inkoper gelooft dit natuurlijk niet en gaat op onderzoek uit. We spraken met manschappen, materiedeskundigen en andere korpsen. Al snel kwamen we erachter dat er inderdaad maar één leverancier (m.a.w. monopolist) voor brandweer-reddingsvesten leek te zijn. De markt was erg onvolwassen. Door de sterke positie van de monopolist werd nooit echt geluisterd naar de wensen van de korpsen. Dit was natuurlijk geen gezonde situatie. Het leek ons een mooie uitdaging om wat concurrentie in deze markt te brengen. Daarom besloten we om een gedegen marktonderzoek uit te voeren, gevolgd door een Europese aanbesteding.

Deze aanbesteding was zeer succesvol. Ten eerste werd er een andere leverancier gevonden die een reddingsvest kon leveren, dat bovendien voldeed aan de wensen van de Brandweer Amsterdam. Daarnaast waren de kosten van het nieuwe vest significant lager door concurrentiestelling. En last but not least waren de gebruikers zeer tevreden met het uiteindelijke vest. Aangezien nieuws zich snel verspreidde binnen Brandweer Nederland, waren andere korpsen zeer geïnteresseerd in het nieuwe vest.

Wat deze aanbesteding succesvol maakte, was:

Het volgen van een professioneel inkoopproces;
Het uitvoeren van een gedegen marktonderzoek;
Het creëren van draagvlak bij de manschappen.

Het volgen van een professioneel inkoopproces
Brandweer Amsterdam beschikt niet over een inkoopafdeling, maar over een projectbureau. De taken en verantwoordelijkheden van het projectbureau zijn onder andere het ontwikkelen, inkopen, implementeren en beheren van diverse producten, zoals tankautospuiten, ladderwagens, koffieautomaten, catering en zagen. Kenmerkend voor het projectbureau was een gebrek aan structuur is. Het was nog een jonge afdeling. Hierdoor hielden de projectleiders van Brandweer Amsterdam zich bezig met een zeer breed pakket aan producten en activiteiten, zonder een duidelijke organisatie, processen en beleid. Hierdoor was de focus voor inkoop verwaterd. Aangezien inkoop toch een zeer wezenlijk onderdeel is van het projectbureau, was hier nog veel winst te behalen.

Tijdens het project Reddingsvesten werd meteen de kans aangegrepen om het inkoopproces (van specificeren tot contracteren) te professionaliseren. Daarnaast stelden we standaard inkoopdocumenten ter beschikking, zoals RFP’s, beoordelingsdocumenten, contracten en brieven. Dit alles zorgde voor meer gestructureerde processen en tools, waardoor men bewuster om ging met elke stap in het inkoopproces.

Door professioneler in te kopen, heeft Brandweer Amsterdam nu een reddingsvest dat men in het begin niet voor ogen had. Het reddingsvest sluit in vergelijking met de monopolist beter aan op de eisen en wensen van Brandweer Amsterdam. Daarnaast zijn de vesten significant goedkoper. Opvallend is ook dat Brandweer Amsterdam als één van de eerste, via onderhandse aanbestedingen een contract heeft afgesloten. Bovendien kan Brandweer Amsterdam toekomstige problemen beter tackelen.

Het uitvoeren van een gedegen marktonderzoek
Eén van de activiteiten van het nieuwe inkoopproces, waar nu meer tijd en aandacht aan wordt besteed, is het uitvoeren van een gedegen marktonderzoek. Brandweer Amsterdam dacht in eerste instantie dat er maar één leverancier was voor brandweer-reddingsvesten. Echter, een gedegen marktonderzoek was nooit uitgevoerd. Uit een bureau- en veldonderzoek bleek dat er een reddingsvestleverancier was die een ingang zocht om de brandweermarkt te betreden. Deze leverancier greep meteen de kans om mee te doen aan de aanbesteding van Brandweer Amsterdam. Hierdoor had de monopolist voor het eerst echte concurrentie. Dit had een zeer positieve invloed op het resultaat.

Het creëren van draagvlak bij de manschappen
Aangezien de manschappen uiteindelijk met het reddingsvest moesten werken, was het van cruciaal belang om bij hen draagvlak te creëren. Dit gebeurde door de manschappen nauw te betrekken bij het project door middel van testdagen. In samenwerking met de Havendienst van Amsterdam en het duikteam van Brandweer Amsterdam, testten verschillende kazernes van Brandweer Amsterdam diverse merken en typen reddingsvesten in het IJ. Aan de hand van hun feedback konden de juiste behoeftes, knelpunten en verbeterpunten aangekaart worden. De resultaten van de test werden vervolgens gecommuniceerd aan de leveranciers zodat ze verbeteringen aan de reddingsvesten konden doorvoeren.

Opvallend was dat de monopolist niet precies wist wat hij met deze informatie aanmoest. Hij had deze situatie nog nooit meegemaakt. Uiteindelijk paste hij de reddingsvesten niet aan; een gemiste kans. Daarentegen ging de nieuwe leverancier meteen aan de slag met de ontvangen informatie. Deze leverancier kwam met een aangepaste reddingsvest dat volledig voldeed aan de eisen en wensen van Brandweer Amsterdam. Doordat het vest voldeed aan de wensen van de manschappen, verliep de implementatie en het gebruik van de vesten soepel. Dit was een grote overwinning.

Conclusie
De aanbesteding van reddingsvesten voor Brandweer Amsterdam was zeer succesvol. Er ligt nu een vest dat aan de eisen en wensen voldoet en goedkoper is. Een gedegen marktonderzoek bracht concurrentiestelling in het inkoopproces in. Dit had een zeer positieve invloed op het resultaat. Door het testen met manschappen en te luisteren naar hun eisen en wensen, werd bovendien draagvlak gecreëerd.

Naast een succesvolle aanschaf, bracht het professionaliseren van het inkoopproces structuur aan, waardoor het inkopen voortaan effectiever en efficiënter plaatsvindt. We zijn ervan overtuigd dat professioneler inkoop tot betere resultaten zal leiden voor Brandweer Amsterdam. Het standaardiseren van de documenten en processen is daarvoor een goed begin. Confusius zei eens: “He that would perfect his work must first sharpen his tools”.