Voor(oor)delen over ambtenaren: zijn ze echt lui, of valt het mee?

De vooroordelen over ambtenaren liegen er bepaald niet om; het zijn kneusjes, ze zijn lui en saai, hebben geen visie, nemen geen verantwoordelijkheid, smijten met geld, verschuilen zich achter regels, schrijven onleesbare notities, zijn onbetrouwbaar en ongemotiveerd, vergaderen de hele dag, frustreren het proces, doen aan vriendjespolitiek, verdoezelen fouten, hebben lak aan hun interne klant, huren externen in om lastig werk uit te laten voeren, zijn altijd vrij op vrijdag, houden niet van veranderingen, hebben geen gevoel voor humor, stemmen links en kunnen nooit ontslagen worden.

Zomaar een paar ongenuanceerde statements die ik laatst las in het boekje “Lui, links en lak aan de burger. Vooroordelen over ambtenaren”. Een komisch boekje wat er bepaald geen doekjes om windt. Maar hoe zit het nou echt? Is het waar, een beetje waar of is het totale onzin? Iedereen kent zelf wel een weerzinwekkend voorbeeld van één of ander ministerie waar ze ècht te ver gaan. Ook kent iedereen de flauwe grapjes over ambtenaren wel. En waarom nou eigenlijk? Ze doen toch niks? :-)

Waar komen die vooroordelen dan toch vandaan? Ambtenaren, en zeker de inkopers onder hen, moeten hun werk doen zonder de hete adem van concurrentie in de nek. Dat kan zowel een voordeel als een nadeel zijn. Maar wat minstens zo veel impact kan hebben als concurrentie is de kritische pers van de media. Het uitgeven van publiek geld mag zich ‘verheugen’ in permanente journalistieke aandacht. En dat kan lastig genoeg zijn. Vraag dat minister Koenders maar eens…

Het is een imago, een perceptie. Waar of niet waar maakt dan niet zo veel meer uit. Belangrijker is de vraag: “Wat kun je er aan doen?”. Volgens mij hebben we het als inkopers met dit imagoprobleem juist erg gemakkelijk en kunnen we het zelf eenvoudig oplossen. Zonder daarvoor communicatie-experts te consulteren. En zeker gemakkelijk ten opzichte van bijvoorbeeld beleidsambtenaren. Ons vak leent zich bij uitstek om tastbare resultaten te laten zien. Daar moeten we meer gebruik van maken. Waarom zouden we iedere aanbesteding niet afsluiten met een persbericht waarin we aangeven hoeveel geld we hebben bespaard of hoeveel waarde we hebben toegevoegd voor de burger? Natuurlijk zijn een snellere levertijd, een hogere kwaliteit en een beter contract ook zaken die we niet onvermeld mogen laten. Maar dan meer in de richting van de interne klant.

Als inkoopafdeling moeten we minder vrijblijvend te werk gaan. We moeten onszelf harde doelen stellen. We werken in opdracht van klanten. Spreek aan het begin van het jaar met hen af wat ze van Inkoop mogen verwachten, desnoods in een contract met een SLA. Vraag ze ook expliciet wàt zij belangrijk vinden; geld, levertijd, kwaliteit, rechtmatigheid, duurzaamheid of innovaties. Dit blijft nu vaak onuitgesproken. Leg aan het eind van het jaar verantwoording af over wat er goed en minder goed ging. Maak bijvoorbeeld een inkoopjaarverslag. Durf je in ieder geval open en kwetsbaar op te stellen. Dit zal zeker niet onopgemerkt blijven.

Een andere mogelijkheid is om juist wèl te gaan concurreren met andere overheidsorganisaties. Als je kunt aantonen dat jouw afdeling effectief en efficiënt werkt, dat de klanttevredenheid bij jou hoog is, de inkoopresultaten goed zijn en de leveranciersprestaties boven gemiddeld zijn, waarom zou je je inkoopdiensten dan niet extern aanbieden? Dan zal het koren snel van het kaf worden geschieden. Let maar op.

Maak dus gebruik van die underdogpositie en het gecreëerde momentum. Buig de bestaande vooroordelen om in vóórdelen. Zorg dat die flauwe ambtenarengrapjes van je zwager of je buurman op verjaardagen niet meer over jou gaan. Maar dat je juist respect afdwingt, alleen door te zeggen dat je inkoopt voor de overheid. Die zware verantwoordelijkheid kan alleen door professionals worden genomen. Dat snapt zelfs je zwager nog!

Wim Nieland is Senior Consultant bij DPA Supply Chain People in Amsterdam