Thanksgiving Day

Vrijdag, 30 oktober 2009

Vraag een kalkoen wat met Thanksgiving Day op het menu staat. Hij zal je vertellen dat het dit jaar een lekker stukje haarwild is, of vis, of misschien iets vegetarisch. In ieder geval géén kalkoen. Logisch toch? Die kalkoen zou wel niet goed snik zijn als hij zichzelf ging aanprijzen. Letterlijk ten koste van zijn eigen kop. Terwijl het toch een eeuwenoude traditie is om een flinke kalkoen uit de oven op tafel te toveren. Die kalkoen zal desnoods met creatieve alternatieven komen, vertragingstechnieken toepassen, sabotage plegen of een lobby opzetten; zolang híj maar niet de pan in hoeft. Kortom, voor een eerlijk antwoord: vraag het de kok, niet de kalkoen!

Ik kom regelmatig inkoopkalkoenen tegen. Mensen die hun zaakjes ogenschijnlijk, en naar eigen zeggen, goed op orde hebben en in hun organisatie redelijk functioneren. Inkopers, maar ook inkoopbazen, die door hun historische successen niet meer kritisch zijn op hun eigen resultaten. Ze hebben in hun inkoopleven al te veel veren in hun kont gestoken gekregen om objectief te kunnen oordelen over hun eigen inkoopprestaties. Als je bespaart in moeilijke tijden en de leveringen aan ‘de fabriek’ veilig stelt in goede tijden, dan wordt je altijd op handen gedragen. Zo iemand staat niet meer open voor ingrijpende veranderingen en reageert, heel logisch, als een kalkoen. Dan ga ik vaak naar hun bazen - de koks - voor een praatje. Ik merk dat zij het vaak ook wel prima vinden zoals het gaat. Raar toch? Alsof er maar twee scenario’s denkbaar zijn, met besparingen en leveringsbetrouwbaarheid als enige KPI’s.
Het lijkt erop dat de bazen van de inkoopbazen de volledige potentie van inkoop niet bevatten. Dat ze niet door hebben wat er mogelijk voor hun in het vat zit. Maar dat ze er wel klakkeloos vanuit gaan dat hun inkoopafdeling best in class is. Hoe kan dat nou? Is het onbewuste onbekwaamheid of struisvogelpolitiek?

Ik zou de vergelijking met ICT-afdelingen wel willen maken. Hoeveel organisaties hebben hun ICT nog helemaal in eigen hand? Niet zo heel veel meer. Wat bij ICT-dienstverlening tot kunst is verheven, is het periodiek benchmarken. Zowel bij inbestede als bij uitbestede situaties. Professionele bureaus als Gartner verdienen hier een goed belegde boterham mee. Kennelijk omdat men zich bewust is van de volledige potentiële toegevoegde waarde van ICT voor de primaire processen van organisaties. Er wordt veel werk gemaakt van deze waardemaximalisatie. Desnoods ten koste van de eigen ICT-dienst. Als een ander het beter, goedkoper of innovatiever kan, dan wordt er rücksichtslos uitbesteed. Dat vinden we inmiddels allemaal heel normaal, omdat we geen enkel concurrentievoordeel onbenut willen laten. Die ICT’ers komen niet meer weg met een mooi verhaal over één of ander succesvolle migratie om zo hun bestaansrecht aan te tonen. Dat zouden ze wel willen. Het tegendeel is waar. Ze moeten constant op de toppen van hun tenen lopen. De baas van hun baas heeft alweer een nieuw Gartner-rapport op z’n bureau liggen waarin staat dat ICT-leverancier X of Y het nog snellere, goedkopere en innovatievere kan. Dan wordt het lastig uitleggen waarom jij dat niveau nog niet hebt.

Die constante rat race waar ICT in zit, is natuurlijk behoorlijk onrustig. Maar het zorgt er wel voor dat zij die de wedstrijd het beste spelen, de concurrentieslag winnen. Is het, in dat licht bezien, dan niet raar dat de inkoopfunctie niet periodiek wordt gebenchmarkt met branchegenoten en professionele inkoopdienstverleners? En dat het uitbesteden van inkoop aan dat soort professionele inkoopdienstverleners niet permanent wordt (her)overwogen? Ik durf te beweren dat er in zowel het strategische, het tactische als het operationele inkoopproces, heel veel winst is te behalen als je je open stelt voor Procurement outsourcing. Dan heb ik het bijvoorbeeld over betere kennis van de leveranciersmarkt, snellere toegang tot innovaties, kleinere juridische risico’s, grotere contractcompliancy, scherper uitonderhandelde contracten, beter contract- en leveranciersmanagement, lagere kosten voor factuurafhandeling, kortere levertijden en minder voorraadkosten. En pas in de allerlaatste plaats over extra kortingen door volumebundeling. Het zal niet makkelijk zijn voor ons als inkoopkalkoenen om deze toets aan te gaan. Maar goed, wat hebben we te verliezen? We kunnen er alleen beter van worden en daarmee de concurrentiepositie van onze organisatie verstevigen. Denk er eens over na als je weer een keer kalkoen eet. Misschien met Kerstmis?

Wim Nieland is Business Line Manager bij DPA Supply Chain in Amsterdam