Boude beweringen of blote feiten?

Inkopers zijn geen fascinerende mensen. Volgens een bekende schrijver zijn er namelijk maar twee soorten mensen die werkelijk fascinerend zijn: zij die absoluut alles weten en zij die helemaal niets weten.

En inkopers zijn mensen die veel half weten en voor de rest boude beweringen doen. Volgens filosofen is het beter maar niets te weten dan veel half te weten. Dat is wel zo rustig. Aan de andere kant zijn er ook weer van die slimmeriken die menen dat je niet zo dom moet zijn om alles te willen weten. Wat het inkoopvak betreft: pas de afgelopen jaren komt de harde wetenschappelijke kennis los. Maar dat gaat met een slakkengang. De inkooppractitioner kan daar niet op wachten. Waar je als inkoper vooralsnog meer aan hebt is een goed inzicht in je spend. Acht van de tien inkopers hebben dat nu niet. Dat blijkt wel uit de vele inkoopscans die wij de afgelopen jaren hebben uitgevoerd.

Zo’n scan levert de blote feiten waarmee je een hele tijd vooruit kunt: wát (inkoopsegmenten) wordt door wíe (welke afdelingen/kostenplaatsen) bíj wie (leveranciers) voor welke bedragen ingekocht. Inzicht wordt tevens verkregen in het aantal leveranciers waarmee zaken wordt gedaan, het aantal facturen, de belangrijkste interne klanten (gebaseerd op een ABC-analyse van het inkoopvolume), de participatiegraad van de raamcontracten en de besparingspotentie. Maar een röntgenfoto van de inkoop legt ook veel bloot van de diepere structuren: het inkoopbeleid, de efficiency van de processen en de kwaliteit van de IT-ondersteuning. Omdat we al heel veel van deze scans hebben uitgevoerd, kunnen we een aantal algemene conclusies voor Inkopend Nederland als geheel trekken. Organisaties krijgen haast per definitie veel teveel facturen, meestal hebben zij ook teveel leveranciers (heel soms te weinig) en het geld ligt voor het oprapen. Beter gezegd: wie een scan doet, struikelt daarna over de bergen geld. Om te weten waar iets is, moet u het hebben gevonden. Dat is een mooie omschrijving van de zin van de inkoopscan.

_{Max Boodie is directeur van DPA Supply Chain People in Amsterdam}