Bij forecasting is logisticus altijd gebeten hond

Dinsdag, 28 juni 2011

Voor ondernemingen waar het aanhouden van voorraad cruciaal is om snel te kunnen leveren of produceren is forecasting een must. We moeten immers een indicatie krijgen van de vraag die in de markt bestaat naar producten. En omdat we, in de slag met concurrentie, snel moeten leveren hebben we voorraad nodig.

gebetenhond

Ook onbetrouwbaarheden in processen door de gehele keten heen dragen bij tot de noodzaak voorraad aan te houden. Maar voor voorraad geldt ook "you can't live with it but you cannot live without it".

Om de voorraad van een product te reduceren ligt het voor de hand om de doorlooptijd van een product te reduceren en/of de forecast zo betrouwbaar mogelijk te maken. De logistici werpen zich met man en macht op het laatste, zonder dat het het gewenste resultaat oplevert. Waarom toch niet?

Voorspellen op basis van wat?
Als we aan forecast denken dwalen de gedachten snel naar tijdsreeksen, statistische modellen en instellen van vele parameters. Een logisticus kan zich hierin volledig uitleven om uiteindelijk met een voorspelling op de proppen te komen. En roepen dat de bijbehorende voorspelfout laag is en dus de forecast betrouwbaar? En daar gaan missen we toch echt de afslag; we hebben immers een voorspelling gedaan op basis van het verleden en niet op basis van het heden!

Best guess
Onlangs sprak ik een groep ondernemers toe waar ik ook het onderwerp forecast aantipte. Onmiddellijk kreeg ik reactie uit de zaal van een commercieel directeur; een forecast berekend op historische afzetgegevens bevatte ook gemiste kansen door commercie en deze kansen gingen zij morgen wel verzilveren. En dat betekende dat de forecast zwaar achter zou blijven bij hun dadendrang en sterker; commercie zou hier zelfs door belemmerd kunnen worden. Zo zwart wit zag ik dit niet maar de man had wel degelijk een punt. Als wij als logistici maar niet onze berekende forecast toetsen aan de ontwikkelingen in de markt dan hebben wij alleen maar een "best guess" in handen.

Als wij dan ook nog eens met onze cijferwijsheid storten op het optimaliseren van statistische modellen inclusief de parameter instellingen, dan plaatsen wij onszelf in een nog groter isolement. En wij hebben geen enige garantie dat het optimaliseren van een statistich model leidt tot een veel betrouwbaarder forecast.

Kijken naar ontwikkelingen
Een forecast krijgt pas effectiviteit als we echt vooruit blikken in de toekomst.

Welke ontwikkelingen spelen er binnen de markt?
Hoe zit het met de levenscyclus van een product?
Wie zijn onze grootste afnemers?
Wie zijn onze grootste concurrenten?
Prijsontwikkelingen?

Dit soort gegevens halen we niet altijd direct uit de historische cijfers maar vragen een dialoog met commercie en of marketing. Gezamenlijk kunnen we dan de match maken tussen een voorspelde waarde op basis van een historische cijferreeks en een voorspelde waarde op basis van marktverwachtingen. En dan zal je zien dat de waarheid niet altijd bij de historische cijferreeks ligt. Maar ook dat commercie en marketing de plank wel eens mis slaan. Maar dan zijn we wel een lerend en corrigerende proces ingegaan wat de kwaliteit van een forecast alleen maar ten goed zal komen.

Gebeten hond
Als het dan een keer fout gaat dan is dat een gevolg van een gemeenschappelijk acteren en is niemand de gebeten hond. En dat "gebeten hond" zijn kom ik maar al te vaak tegen; de logisticus voorspelt op basis van het verleden, deelt zijn bevindingen niet of nauwelijks met commercie / marketing en als het fout gaat (te weinig of teveel voorraad als gevolg van de forecast) dan wordt er met de vinger gewezen. En dat is een dooddoener om het forecast proces snel en vakkundig onderuit te trekken! Wij, als logistici, moeten aansluiting vinden in met name commercie en of marketing. Wij moeten begrijpen wat hen bezighoudt en hun taal leren spreken en vertalen naar onze acties. Wij moeten hen ook deelgenoot maken van wat ons bezighoudt en wat de gevolgen zijn als voorspelling en realisatie ver uit elkaar liggen. Wij moeten ook een methodiek vinden om met commercie en of marketing niet uitsluitend te praten over een forecast op artikelniveau maar zoeken naar andere dimensies die wij kunnen vertalen naar forecast op artikelniveau. Ik neem de stelling in dat als commercie en of marketing geen essentieel onderdeel van het forecast proces is je dit proces maar beter achterwege kan laten!

Ik ben benieuwd of u het eens of oneens met deze stelling bent en naar uw onderbouwing.