'Met BoPP zet je Inkoop ook intern op de kaart'

Wicher Sieders, Hoofd Inkoop & Contracten CDC Facility Services bij het Ministerie van Defensie

Het onderzoek Best of Public Procurement komt volgens Wicher Sieders, Hoofd Inkoop bij de bedrijfsgroep Facility Services van het Ministerie van Defensie, op een gunstig moment. “Zeker in economisch mindere tijden kijken overheden, net als bedrijven, nog kritischer naar hun inkoopactiviteiten. De meetlat van het BoPP-onderzoek kan daarbij ondersteunen”, aldus Sieders.

Ook voor Sieders zelf heeft het onderzoek zijn nut bewezen. “Ik houd er sowieso van om met collega’s te sparren, of dit nu in- of extern is. Het onderzoek en de dentank waren hiervoor een mooie aanleiding. Aan de hand van de 24 praktische vragen ontstaan goede aanknopingspunten voor discussie. Aan de ene kant leer je dat andere organisaties tegen dezelfde obstakels aanlopen en leer je van hun oplossingen; aan de andere kant realiseer je je dat je als organisatie uniek bent en dus met maatwerkoplossingen voor bepaalde kwesties zult moeten komen.”

Waar Sieders met name wil verbeteren is ‘aan de voorkant.’ Sieders: “Dat wil zeggen in de afstemming met de interne opdrachtgever. Dat betekent dat we goed moeten communiceren: wat wil de opdrachtgever, krijgt deze waar hij om heeft gevraagd en hoe kunnen wij ervoor zorgen dat wij goed geformuleerde opdrachten binnenkrijgen. Procedureel gezien, laten we zeggen in het midden van de aanbestedingsketen, zitten wij goed, zoals ook aangetoond wordt door mooie resultaten van een MSU+ audit. Dat mag je ook verwachten van een grote organisatie, vind ik. Maar ook als procedureel alles netjes op de rit staat, zal het inhoudelijke resultaat er onder lijden wanneer vooraf onvoldoende over de opdrachtformulering is nagedacht.”

Best of Public Procurement is volgens Sieders dan ook niet alleen nuttig voor de inkopers zelf. “Die weten nou wel hoe het hoort te werken, denk ik wel eens. Een goede bijkomstigheid van een dergelijk onderzoek is dat het helpt je Inkoopafdeling er intern mee op de kaart zetten. Dat is een continu aandachtspunt, waaraan ook BoPP een bijdrage levert.”

De denktank van diverse inkoopprofessionals die hun licht lieten schijnen op de BoPP-meetlat, voegt waarde toe: “Het was een goede mix van professionals uit de publieke en semi-publieke sector. De bijeenkomsten waren inspirerend en de kennisdeling en het netwerken hebben een mooi resultaat opgeleverd. Voor mijzelf geldt dat er veel te leren is van de wat kleinere organisaties. Kleiner betekent vaak ook sneller en slagvaardiger. Zeker als het onderwerp in de belangstelling staat, zoals nu bij inkoop het geval is, kunnen zij nieuw beleid sneller invoeren, waardoor ze in de uitvoering de grotere organisaties soms een paar stappen voor zijn. Daarmee gunnen zij ons als het ware een voorzichtige blik in de toekomst, en kunnen wij leren welke benadering het meest succesvol is.”