‘Dit een goede manier om te zien waar we staan als inkopers’

Yvette Berkel, Hoofd Inkoop van de Politieacademie, over het BoPP-onderzoek

De Politieacademie is het centrum voor opleidingen en kennis van de Nederlandse politie. De dynamische organisatie biedt onderwijs en kennis op hoog niveau en anticipeert op maatschappelijke ontwikkelingen. Bij een opleidingsinstituut verschilt de inkoopfunctie enigszins van andere dienstverlenende organisaties. Een groot deel van de inkoopspend is namelijk gericht op primaire proces, het onderwijs. Hierdoor is een nauwe band ontstaan met de lijnmanagers en is de inkoopfunctie al duidelijk verweven met “het productieproces".

De reden om deel te nemen aan de denktank voor het Best of Public Procurement (BoPP) onderzoek, was voor Yvette Berkel tweeledig. “Bij veel overheidsbedrijven wordt het kostenbewustzijn steeds groter. Dat speelt ook bij ons. Zo’n 60% van ons budget wordt via het inkoopproces uitgegeven. Dat maakt dat er veel aandacht is voor inkoopprofessionalisering. De deelname aan de denktank voor het BoPP onderzoek was voor mij een goede manier om te kijken: hoe doen wij het ten opzichte van anderen? Ik heb onze werkzaamheden kunnen vergelijken met die van andere bedrijven. Dat was heel leerzaam. Fijn om te zien dat we het eigenlijk best goed doen en interessant om te zien waar we nog kunnen verbeteren.”

Behalve dat het BoPP-onderzoek interessant is voor het eigen bedrijf, ziet Yvette ook duidelijk een groter belang. “Ik hoop dat er met dit onderzoek meer enthousiasme komt voor het inkoopvak in de publieke sector. Het vakgebied in zijn geheel en het juridisch kader. Ik spreek nog te vaak inkopers die zich laten afschrikken door de EU-aanbestedingswetgeving. Wij proberen de juridische kant niet belemmerend te laten werken, maar kaderstellend te laten zijn bij het optimaliseren van de kosten, de samenwerking met leveranciers en het scherp stellen van de behoeften. Inkoop moet een samenspel van verschillende afdelingen en de markt zijn.”

“Om de inkoop van een bedrijf goed te kunnen structureren is commitment van bovenaf nodig. De Politieacademie heeft een College van Bestuur dat inkoop op waarde weet te schatten. De tenderboard, die stuurt en controleert, heeft zelfs de voorzitter van het College van Bestuur als voorzitter. Net als overal moet inkoop zich ook hier bewijzen; door het commitment van de top van de Politieacademie kan je echter veel sneller en effectiever stappen zetten. Inkoop wordt steeds meer een wezenlijk onderdeel van de bedrijfsvoering en een vast onderdeel van programma’s en projecten. Voor ons geldt heel duidelijk dat samenwerking van inkoop met de rest van de organisatie, de bedrijfsvoering en vervolgens het onderwijs ten goede komt.

Het BoPP-onderzoek focust op drie fasen in het inkoopproces: de voorbereiding en specificatie, de aanbesteding en de contractering en implementatie. “Op dit moment scoren we vooral goed op de tweede fase. Onze inkopers zijn inmiddels zeer bedreven in het aanbesteden. We doen gemiddeld 15 tot 20 aanbestedingen per jaar. Met betrekking tot de eerste fase hebben we het laatste halfjaar veel vooruitgang geboekt. We weten onze interne klanten steeds beter te bereiken en ze zien steeds meer de toegevoegde waarde van inkoop. Zij moeten gebruik maken van de diensten, producten en faciliteiten die we inkopen en ze worden nauw bij het proces betrokken. In de derde fase kunnen we nog veel doen. Er is nog te weinig aandacht voor implementatie en leveranciersmanagement. Dat is iets wat bij veel overheidsbedrijven speelt en zeker ook bij ons.”

Tenslotte kijkt Yvette Berkel terug op de denktank. “De deelname aan de denktank was voor mij om meerdere redenen heel nuttig. Het is leuk ervaringen te delen met anderen en een goede manier om te kijken waar je eigen inkoopclub staat. Bovendien was er een goede mix van organisaties uit de publieke sector aanwezig. Inspirerend was de deelname van enkele echte toppers uit het inkoopveld. Het zou goed zijn als dit onderzoek bijvoorbeeld iedere twee jaar opnieuw gedaan wordt. Het inkoopvak is sterk in ontwikkeling; dit is een uitstekende manier om te kijken waar je zelf als bedrijf staat en wat er in het hele vakgebied gebeurt."

Terug