‘Best of Public Procurement niet alleen een papieren oplossing‘

Annelies Soede, Hoofd Concern Inkoop gemeente Amsterdam

Annelies Soede is Hoofd Concern Inkoop van de gemeente Amsterdam, voor inkoopbegrippen de meest complexe stad van Nederland. De afdeling Concern Inkoop coördineert het inkoopbeleid van de gemeente Amsterdam, realiseert gemeentebrede raamcontracten en adviseert gemeentelijke organisaties bij (Europese) aanbestedingen. De afgelopen jaren kreeg zij grip op een flink deel van de algemene, maar sterk decentrale inkoop van de ruim 40 verschillende entiteiten, waaronder 14 stadsdelen, die allemaal op hun eigen manier inkopen. Resultaat: forse besparingen, kwaliteitsverbetering en invulling van duurzaam inkopen en social return. Op een totaalbegroting van vijf miljard is de inkoop spend ruim een miljard.

Soede was onderdeel van de denktank die het onderzoek ‘Best of Public Procurement’ ontwikkelde: de meetlat voor inkoopafdelingen van publieke organisaties. Want of publieke organisaties maximaal gebruik maken van de voordelen van Europees aanbesteden, en of het toch niet nog ergens beter kan, was nog nooit objectief onderzocht.

“Ik ben blij dat er een dergelijke benchmark is ontwikkeld. Het zijn 24 gerichte vragen, die inkopers helpen de gedachten te scherpen. Niet alleen over hoe de gemeente Amsterdam zelf kan verbeteren, maar ook wat je kunt leren van andere organisaties. De samenstelling van de denktank had wat dat betreft een mooie synergie: we gaven vorm aan het onderzoek, en hielden elkaar tegelijkertijd scherp over de prestaties van onze organisatie. Het netwerk van Max Boodie (Directeur DPA Supply Chain) bleek een mooi uitgangspunt voor de samenstelling van deze groep professionals.”

“Concern Inkoop scoort goed op het gebied van het formaliseren en standaardiseren van processen – met als belangrijk punt het vastleggen en communiceren van de manier van werken, zowel in- als extern. Waar we nog kunnen groeien, is in onze hoeveelheid evaluatiemomenten.”

Van de drie fases die in het onderzoek naar Europese aanbestedingen in het publieke domein worden onderscheiden, besteedt Concern Inkoop relatief veel tijd aan de eerste fase. “In de voorbereidende fase ligt de crux. Pas als je weet wat je – op dit moment, maar ook in de toekomst – wilt, kun je dat helder beschrijven en ‘in de markt zetten’, zodat de organisatie krijgt wat ze nodig heeft. Het inkoopteam moet de behoefte van de organisatie juist verwoorden en de inkoopstrategie vormgeven, op basis waarvan een aanbestedingstraject wordt ingezet. Dat is in een organisatie als Amsterdam een hele uitdaging; daarvoor heb je mensen nodig die denken in mogelijkheden en niet in moeilijkheden. Daar zijn er gelukkig veel van.”

“Waar ik mij vooral voor inzet, is dat het onderzoek niet alleen een papieren oplossing blijkt. Ik wil de uitkomst omzetten in concrete acties, er echt mee aan de slag.”

Terug