Opleidingen inkopen, een kwestie van leren

Woensdag, 16 juli 2008

De mensen van HRM doen er verstandig aan bij de inkoop van opleidingen, trainingen en cursussen hun collega’s van inkoop in te schakelen. Want niet alleen is éducation permanente een kritische succesfactor voor elke organisatie, het is ook een steeds hogere kostenpost.

De kennisintensiteit van goederen en diensten neemt voortdurend toe, en daarmee het belang van het investeren in het menselijk kapitaal in uw organisatie. Een leven lang leren was nog nooit zo belangrijk. Bij de inkoop van opleidingen en trainingen speelt de HRM- of P&O-afdeling uiteraard een belangrijke rol. Steeds vaker worden daarbij de collega’s van inkoop betrokken. Dat is begrijpelijk, omdat de opleidingsmarkt complex is, en er in de inkoop van opleidingen ook steeds meer geld omgaat (zie hierna onder ‘opleidingsmarkt’).

Een belangrijk verschil is dat tussen opleidingen die zijn gericht op het vergroten van kennis, en trainingen die zijn gericht op het verbeteren van vaardigheden. In het eerste geval zijn de opleiders gecertificeerd, en proberen zij zoveel mogelijk gelijk te zijn, waardoor ze relatief eenvoudig (op prijs) zijn te beoordelen. In het tweede geval zijn de opleiders allemaal anders. De ‘klik’ met de trainer is dan heel belangrijk, want de training wordt gedragen door het groepsproces. De marktprijs van een opleiding is opgebouwd uit ontwikkelingskosten (denkwerk, marketing en sales), uitvoeringskosten (vergoeding trainer, reproductie, zaalhuur en catering) en een vergoeding voor de reputatie van het bureau. Een goede opleider investeert voortdurend in de ontwikkeling van het programma.

De opleidingsmarkt
De markt voor opleidingen groeit met dubbele cijfers (12,9 procent in 2007). De gevoeligheid voor conjuncturele schommelingen is groot. Opleidingen zijn vaak de eerste kostenpost waarop wordt bezuinigd. Aan de andere kant kiezen organisaties er bij tegenwind juist voor om meer te investeren in opleidingen om zo hun medewerkers flexibeler inzetbaar te maken.
In 2007 ging in de Nederlandse opleidingsmarkt zo’n twee miljard euro om, alleen al bij de 100 grootste opleiders. Die markt is sterk gefragmenteerd, met vele duizenden opleiders en trainingsbureaus. Door middel van accreditatie is het mogelijk enig inzicht in het grote en diverse aanbod te krijgen. Cedeo is één van de bekendere accrediteurs. Belangrijk is dat opleiding en examen niet in één hand zijn.

De top tien van opleiders in Nederland, gemeten naar aantal opleidingsprogramma’s, ziet er als volgt uit:

Opleider	Aantal opleidingsprogramma's
NCOI	460
LOI	450
NTI	350
Bestuursacademie	335
NHA	329
Schouten & Nelissen	192
Boertien en Partners	146
Elsevier	144
ISBW Training	130
Schoevers	113

Do’s

Vraag referenties en check ze
‘Behaalde resultaten in het verleden bieden geen garantie voor de toekomst’ is inmiddels een gevleugelde kreet, maar juist bij het selecteren van een opleider geldt bijna het omgekeerde. Dus: vraag referenties aan de opleiders die u op uw short list heeft staan en bel ze. Als het om veel geld gaat, bezoek dan één of twee van de door de opleider opgegeven referenties. Deze tijdsinvestering betaalt zich later dubbel en dwars terug, zo heeft de ervaring geleerd.

Hanteer een bonus/malus-systeem
Om de commitment van de dienstverlener te vergroten, is het toepassen van een bonus/malus-systeem een goed middel. Laat de studenten na afloop van de opleiding, training of cursus een evaluatieformulier invullen. Is het gemiddelde cijfer een acht of hoger, keer dan een bonus uit. Is het een zes of lager dan wordt de strafkorting van kracht.

Let op het btw-tarief
Sommige opleidingen worden met nul procent btw verkocht, andere met 19 procent. In het eerste geval is de kostprijs vaak hoger, omdat de opleider de btw die op zijn eigen inkoopfacturen zit niet kan verrekenen. Dat ziet u in een tien tot twaalf procent hogere prijs terug. Het verschil tussen nul procent btw en 19 procent btw is vooral voor overheidsorganisaties van belang omdat zij geen btw kunnen terugvorderen.

Dont’s

Louter op prijs inkopen
Verlies nooit de prijs uit het oog. De ervaring heeft geleerd dat u door goed in te kopen tien tot twintig procent op de geoffreerde prijs kunt besparen. Echter, wees geen prijs-fetisjist. Stel het rendement centraal, dat wil zeggen het effect van de opleiding op de deelnemers in verhouding tot de opleidingskosten. Als u de inkoopprijs koste wat het kost extreem laag wilt houden, zal dit onherroepelijk leiden tot kwaliteitsvermindering. De opleider zal namelijk bijvoorbeeld een minder goede, lagere gekwalificeerde trainer inzetten. Zo wordt goedkoop duurkoop.

De blauwe ogen van het intermediair
In de opleidingsmarkt zijn bedrijven actief die de hele logistieke kant, handling van de inschrijvingen, regelen locatie e.d., op zich nemen. Voorbeelden zijn Conclusion, Forces en All for Training. Zij rekenen een fee van twintig tot dertig procent. Daarnaast hanteren zij (vaak ondoorzichtige) bonussen en kortingen waardoor de objectiviteit in het geding is. Een ander nadeel is dat de opdrachtgever minder, dan wel geen contact meer heeft met de trainers.

Klakkeloos uitbesteden
Als dezelfde training of cursus met grote regelmaat door mensen in uw organisatie wordt gevolgd, kunt u denken aan het incompany regelen ervan. Het verdient hierbij aanbeveling een beknopte business case op te stellen. De toegevoegde waarde van een groot instituut blijkt dan waarschijnlijk gering. Eenpitters zijn doorgaans stukken goedkoper. Als u aan een eigen academy denkt, dat wil zeggen een interne ’school’ die verschillende soorten trainingen e.d. geeft, dan biedt een extern instituut mogelijk weer wel meerwaarde in de vorm van capaciteit en continuïteit.

Best Practice bij CRH
CRH Europe Products & Distribution, onderdeel van het Ierse bedrijf de CRH Plc, is in Nederland beter bekend van onder andere Gamma, Heras, Van Neerbos, Dycore en Struyk-Verwo. CRH Europe is actief in meer dan 15 landen en er werken ongeveer 35.000 medewerkers waarvan 10.000 in Nederland. Het concern omvat zowel productie- als handelsondernemingen en richt zich met name op het produceren en distribueren van bouwmaterialen. Procurement manager Richard Piekar heeft samen met de verschillende HRM managers van de bedrijven een aantal opleidingen en trainingen professioneel ingekocht. Voorheen werd voor iedere opleidingsvraag bij wijze van spreken de Gouden Gids gepakt, nu is er zelf een opleidingsmenukaart samengesteld die door 7 preferente leveranciers wordt gedekt. Er staan 4 hoofdstukken in: talen, veiligheid en intern transport, gedragsvaardigheden en functionele vaardigheden. Periodiek zit hij samen met HRM voor een evaluatie. Naast de 10% kostenbesparing en kwaliteitsverbetering, noemt Piekar met name het gemak voor de decentrale HRM-afdelingen de grootste winst. Alle condities liggen vast voor zowel open inschrijvingen als voor eventuele company-specifieke trainingen. "De opleiders kennen je en hoeft niet voor ieder wissewasje te onderhandelen met de psycholoog annex trainer. Hierdoor ligt er meer focus op de inhoud en de kwaliteit van de training en dat is waar het uiteindelijk om gaat!".

Wim Nieland is Senior Consultant bij DPA Supply Chain in Amsterdam