Met het koppie handjes inkopen

In de inkoop van uitzendkrachten gaat veel geld om, er zijn veel uitzendbureaus en daarbij is de arbeidsmarkt ook nog eens krap. ‘Koppie erbij houden’ is daarom voor de inkoper het devies.

‘Handjes’ worden ze vaak genoemd. Een beetje respectloos is dat wel, want het personeelsbeleid in veel organisaties kent noodzakelijkerwijze een flexibele schil van medewerkers die alleen tijdelijk mogen worden ingehuurd. Tel daar de krapte op de arbeidsmarkt bij op en het is duidelijk dat met het inhuren van tijdelijke arbeidskrachten veel geld is gemoeid. Eén blik in de crediteurenadministratie bevestigt die conclusie. De productgroep ‘uitzendkrachten’ wordt in de inkoopportfoliomatrix meestal in het zogenoemde hefboomsegment geplaatst: flinke invloed op het financieel resultaat, maar een relatief gering toeleverrisico. Aan inkoop de schone taak de grote concurrentie in de uitzendmarkt te benutten. Op zich is die positionering niet onterecht, maar wel met een kanttekening, want gezien de krapte op de arbeidsmarkt is wel degelijk van een zeker toeleverrisico sprake. Inkoop kan dus zowel een bijdrage leveren aan het minimaliseren van dat risico als aan het besparen op de uitzendtarieven. Uiteraard gaat dat in nauwe samenwerking met HRM als interne opdrachtgever.

Markt uitzendwerk
Ons land kent een groot aantal uitzendbureaus, zowel met een lokale als met een landelijke dekking. Veel uitzendbureaus hebben zich op één specifieke markt toegelegd. Diensten die daarbij als aanvulling worden aangeboden zijn de vakinhoudelijke begeleiding, opleiding en de uitvoering van de complete werving en selectie.
In Nederland wordt relatief veel werk door uitzendkrachten uitgevoerd: vier procent vergeleken met 2,5 procent in de EU gemiddeld. In ons land werken in totaal zo’n 700.000 uitzendkrachten die samen goed zijn voor zeven miljard euro omzet. De markt voor de inhuur van uitzendkrachten is de afgelopen twee jaar met gemiddeld 19 procent per jaar gegroeid. Die sterke groei is vooral te danken aan het feit dat de voordelen van flexibele arbeidskrachten steeds meer worden erkend.
Uitzendorganisaties hebben zonder uitzondering een centraal hoofdkantoor waar wordt geadministreerd en daarnaast lokale winkelachtige vestigingen voor het contact met de uitzendkrachten en de klanten. Sommige organisaties werken internationaal en zijn beursgenoteerd. De grote uitzendorganisaties die in Nederland actief zijn, zijn in alfabetische volgorde: Adecco, Content, Creyfs, Dactylo, Kelly, Manpower, Olympia, P&E People, Randstad, Start People, Tempo-Team, Timing, Unique, USG People, Vedior, Vitae.

Do’s

Open calculatie
Eis open kostencalculatie. Het tarief van het uitzendbureau bestaat uit: (1)variabele pay-roll kosten, direct gerelateerd aan de uitzendkracht, (2)vaste overheadkosten, (3)winstmarge. De eerste is niet door u te beïnvloeden. De tweede kan worden beïnvloed door efficiënt te werken en snel te communiceren. Over de derde kunt u onderhandelen. Kom in een raamcontract één vast percentage bureaumarge overeen: de som van de tweede en derde component uitgedrukt in een percentage van de eerste component. Eis open kostencalculatie. Het tarief van het uitzendbureau bestaat uit: (1) variabele pay-roll kosten, direct gerelateerd aan de uitzendkracht, (2) vaste overheadkosten, (3) winstmarge. De eerste is niet door u te beïnvloeden. De tweede kan worden beïnvloed door efficiënt te werken en snel te communiceren. Over de derde kunt u onderhandelen. Kom in een raamcontract één vast percentage bureaumarge overeen: de som van de tweede en derde component uitgedrukt in een percentage van de eerste component.

Service level agreement
Leg afspraken vast in contracten en SLA’s. Maak prestaties meetbaar zodat leveranciers door middel van een bonus/malus regeling beloond dan wel bestraft kunnen worden. Zorg ervoor dat de interne klant weet welke leveranciers goed presteren en welke niet. Accepteer geen stilzwijgende contractverlengingen en/of automatische prijsverhogingen.

Excellent specificeren
Weet exact aan welke type uitzendkracht uw interne klant behoefte heeft. Betrek de gebruiker bij het inkoopproces, dit is cruciaal om tot een goede specificatie te komen.

Marktkennis
Gezien de hiervoor beschreven complexiteit van de uitzendmarkt is het hebben van marktkennis van groot belang. Wees niet bang om nieuwe leveranciers te ontmoeten en uit te proberen. Leveranciers kunnen u op de hoogte houden van de laatste ontwikkelingen en innovaties op het gebied van human resources. Maak daar gebruik van!

Commitment
U kunt de inkoop van een dergelijk complexe vorm van dienstverlening niet alleen. Daarom is commitment en draagvlak binnen uw organisatie essentieel. Benoem een champion, bij voorkeur iemand op directieniveau, die verantwoordelijk is voor het succes van het traject.

Customer of choice
Wees een aantrekkelijke klant voor de leverancier zodat hij graag aan u levert, ook in tijden van grote krapte op de arbeidsmarkt. Maar, werk nooit met slechts één bureau maar met drie of vier (multiple sourcing). Elektronisch veilen is een beproefde methode om een tenderprocedure mee af te sluiten.

Dont’s

Luiheid
Blijf niet achter uw bureau zitten. Op het gebied van de inkoop van uitzendbureaus is veel te verbeteren, maar vanzelf zal dat zeker niet gaan.

Lock in
Waak voor een te grote afhankelijkheid van uw uitzendbureau. Houd het heft in eigen hand. Beschik over de juiste informatie. Voorkom dat u door het gebruik van leverancierstools of de ogenschijnlijk aantrekkelijke in-house service in een vervelende ‘lock-in’ situatie komt te zitten. Spreek goede procedures af zodat u uw eigen proceskosten laag houdt.

Internationaal tenderen
Als u bij een internationale organisatie werkt, stel uzelf dan niet ten doel om uitzendbureaus internationaal in te kopen. Door de verschillende arbeidswetgevingen valt geen synergie te behalen.

Unpleasant surprises
Niemand houdt van verassingen, zeker niet op het gebied van human capital. Vooral bij onderaannemers komen ondoorzichtige constructies voor.

Blind vertrouwen
Ieder uitzendbureau kent een gelijke opbouw van de kostprijs. Sociale afdrachten en verzekeringen zijn verplicht. Vraag toch de tariefsopbouw aan de uitzendbureaus waar u zaken mee wilt gaan doen. Door de hevige concurrentie blijkt het minder vanzelfsprekend te zijn dat iedereen ook werkelijk alles netjes afdraagt. De Nederlandse Bond van Bemiddelings- en Uitzendonderneming en de Algemene Bond Uitzendondernemingen bieden u de zekerheid dat u zaken doet met een ‘nette’ leverancier.

Best practice bij stichting Bronovo-Nebo

De stichting Bronovo-Nebo bestaat uit een algemeen ziekenhuis, een verpleeghuis, een gezondheidscentrum en een regionaal hartrevalidatiecentrum. Bij de stichting werken in totaal circa 1500 mensen.
Voor de inzet van tijdelijk personeel maakte men tot voor kort gebruik van een groot aantal bureaus waarmee uiteenlopende zakelijke afspraken bestonden. De behoefte aan stroomlijning en kostenbeheersing was aanleiding om met hen in gesprek te gaan, de samenwerking te evalueren en ze uit te nodigen om met een nieuw contractvoorstel te komen.‘
Onze inzet was om met minder bureaus te gaan werken, de kosten te verlagen en de inkoop- en regiefunctie van personeelszaken te profileren’, zegt Paul Kramers, manager PO&O.
Voorts bestond aan beide kanten behoefte aan duidelijkheid. Waar kunnen partijen elkaar op aanspreken? Wie zijn contactpersonen? Hoe verloopt de facturering?
Door intensievere contacten zou bovendien de mogelijkheid kunnen ontstaan van een bredere samenwerking, bijvoorbeeld op het gebied van flexibilisering.
Bij de bepaling van de uiteindelijke keuze is niet alleen naar de factor prijs gekeken maar ook naar kwaliteit, visie op de dienstverlening, interne referenties en de algemene voorwaarden.

Wim Nieland is Senior Consultant bij DPA Supply Chain in Amsterdam