Medewerker centraal bij inkoop catering

Door een professionele inkoop van de bedrijfscatering kunnen in deze sterk concurrerende markt aanzienlijke besparingen worden neergezet. Door gebruik van prestatie-indicatoren hoeft de kwaliteit daarbij geen geweld te worden aangedaan. Voorwaarde is wel dat de medewerker nauw bij de inkoop wordt betrokken.

‘Niemand kan zijn vaderland liefhebben met een lege maag’. Het is een oud gezegde met grote relevantie voor de bedrijfscatering. Want, hoe kun je nu van je baas houden als de catering niet goed is? Bedrijfscatering is een gevoelsproduct pur sang waarbij de betrokkenheid van de medewerkers hoog is: iedereen heeft er dagelijks mee te maken en iedereen heeft er een duidelijke mening over. Eten is pure emotie, waarbij niet alleen de mond iets wil, maar ook het oog. Buiten de kwaliteit van en variatie in het eten zijn dus ook ambiance en efficiënte service with a smile van belang. Omdat alle medewerkers met de catering te maken hebben en de liefde van de medewerker ook door de maag gaat, is het van groot belang goed inzicht te hebben in de verwachtingen van de interne klanten. Pas dan, en niet eerder, kunnen potentiële leveranciers benaderd worden.

Markt bedrijfscatering
Veertien grote cateraars hebben 97% van de Nederlandse markt voor bedrijfscatering in handen (totale omzet in de markt: €1,2 miljard). In totaal leveren zij met 17.000 werknemers zo’n twee miljoen maaltijden per dag op 4.000 locaties. De top tien bestaat uit: Albron, Appèl, Avenance, Compass Group (Eurest), Hutten, ISS Catering Services, KLM Catering Services, SAB, Sodexho en Prorest.
De markt voor bedrijfscatering is conjunctuurgevoelig: omzet van de cateraars en gemiddelde besteding per restaurantbezoeker bewegen mee met de conjunctuur. Afgezien van deze fluctuaties wordt het assortiment luxer, medewerkers laten vaker de boterhammen thuis en het gebruik van biologische en gezondere producten neemt toe.
Niet alleen door de flinke conjunctuurbewegingen, maar ook door het feit dat de markt redelijk verzadigd is, moeten de cateraars hard voor hun brood vechten. Als antwoord proberen zij daarom in één pakket bijvoorbeeld ook schoonmaak-, receptie- en beveiligingsdiensten aan te bieden. Het voordeel voor de klant is dat deze met minder toeleveranciers heeft te maken. Aan de andere kant wordt de drempel om van leverancier te wisselen zo hoger.
De meest gebruikte contractvormen zijn het openboekcontract en het resultaatscontract. Bij het eerstgenoemde contract brengt de cateraar alle kosten die hij maakt één op één vermeerderd met een vaste managementvergoeding in rekening. Bij een resultaatscontract spreken klant en cateraar één vast bedrag en een niveau van dienstverlening af. De cateraar moet er zelf voor zorgen dat hij zijn kosten (meer dan) terugverdient.
Uiteraard is bij deze twee soorten contracten iedere tussenvorm denkbaar, waarbij assortiment, openingstijden en het aantal cateringmedewerkers altijd door de klant worden bepaald.

Do’s

Aansluiten bij organisatiebeleid
Ga uit van het organisatiebeleid: hoe wil uw organisatie met haar medewerkers omgaan? Als een hoge medewerkertevredenheid een belangrijke doelstelling is, dient bij de inkoop van catering expliciet op meer dan alleen de prijs te worden gelet.

Gebruik prestatie-indicatoren
Stel meetbare key performance indicators op en leg die contractueel vast. Prestatie-indicatoren kunnen zijn: wachttijd bij de kassa, klantvriendelijkheid, sfeer en thema in het restaurant, afwisseling in menu’s, en de toepassing van seizoensproducten. Houd regelmatig een tevredenheidonderzoek onder de gebruikers van het bedrijfsrestaurant om de prestaties van de cateraar conform de vastgestelde prestatie-indicatoren te beoordelen. Dit heeft tenminste twee voordelen: u kunt de cateraar op tijd bijsturen en u voorkomt dat medewerkers ontevreden raken.

Routineproduct
Behandel catering als een zogenoemd ‘routineproduct’ in termen van uw inkoopportfolio. Dat betekent dat u cateraars altijd in concurrentie laat aanbieden en niet te lange contracten moet sluiten. Overweeg om in grote organisaties met meerdere vestigingen twee cateraars te contracteren die continu met elkaar concurreren.

Betrek de ondernemingsraad
Zaken als een andere cateraar, een nieuw assortiment, andere koffie en openingstijden liggen gevoelig, zo heeft de ervaring geleerd. De ondernemingsraad is de vertegenwoordiging van de medewerkers. Betrek de OR daarom nauw bij wijzigingen in de catering. Van belang is voorts een heldere communicatie via bijvoorbeeld de personeelskrant ter bewerkstelliging van acceptatie van veranderingen.

Integrale blik
Selecteer de cateraar op basis van een integrale blik. Neem het hele niveau van dienstverlening in ogenschouw, dus niet alleen de prijs van de kroketten. Een cateraar kan zich juist onderscheiden door het aanbieden van aantrekkelijke concepten, acties en thema’s.

Dont’s

Geen kennis delen
Catering is voor alle medewerkers. Daarom is het gevaarlijk om het programma van eisen in de ivoren toren op te stellen. Inkopers en medewerkers moeten hun kennis delen. Op deze manier kan ook het verwachtingspatroon van de medewerker worden gemanaged.

Openheid over budget
Laat de leverancier nooit en te nimmer weten wat uw budget is. Nodig meerdere leveranciers uit en selecteer de goedkoopste die aan uw programma van eisen voldoet.

Merken- en leveranciersbeleid
Kenmerkend voor de cateringbranche zijn de lage verkoopmarges en managementvergoedingen. Cateraars trachten daarom grote volumes te creëren waardoor zij goedkoper kunnen inkopen. Ook krijgen zij hierdoor hogere eindejaarskortingen en bonussen. Het een en ander is uiteindelijk in het voordeel van de klant. Daarom is het niet goed om je als klant met het merken- en leveranciersbeleid van de cateraar te bemoeien. Dit kost uiteindelijk zowel cateraar als klant geld.

Ontbreken consensus
Voordat er intern consensus is bereikt over het bestek, dienen geen leveranciers te worden benaderd.

Contractbeheer door inkoop
Laat inkoop niet het contractbeheer doen. Dit is bij de facility manager in betere handen.

TNT
‘Efficiënt, gezond en gevarieerd cateren’. Daar draaide het om bij de tender die TNT onlangs uitzette voor catering. TNT had haar huiswerk goed gedaan: het bedrijf formuleerde een integraal cateringbeleid, dat in detail werd uitgewerkt in een programma van eisen. Het was goedgekeurd door de directie, zodat alle neuzen dezelfde kant op stonden. In het cateringbeleid is standaardisatie van onder meer assortiment en openstellingtijden voor alle 58 locaties een belangrijk punt. Vervolgens ging een inkoopteam aan de slag. De offerteaanvraag gaf in detail per vestiging informatie, zoals het aantal bezoekers en foto’s van de aanwezige cateringvoorzieningen. De grootste cateringbedrijven werden uitgenodigd offerte uit te brengen. De resultaten mogen er zijn. TNT heeft op de uitgaven aan catering ruim 40% weten te besparen, terwijl de verkoopprijzen voor het personeel gelijk zijn gebleven. Aan de kwaliteit heeft die besparing niets afgedaan, want in de bedrijfsrestaurants is het aanbod nu niet alleen gevarieerder, maar ook gezonder. TNT werkt hierbij nu met resultaatgerichte contracten, terwijl dat vroeger openboekcontracten waren. De prestaties worden gemeten door middel van prestatie-indicatoren op het gebied van kwaliteit en klanttevredenheid. Deze zijn mede bepalend voor de hoogte van de vergoeding van TNT aan de cateraar.

Wim Nieland is Senior Consultant bij DPA Supply Chain People in Amsterdam