Maatwerksoftware inkopen: de voorbereiding is het halve werk

Te laat, te duur, niet helemaal goed, of helemaal niet goed. Iedereen weet dat het hier om maatwerksoftware gaat. Toch is het wel degelijk mogelijk precies in te kopen wat u wilt, tegen de prijs die uw wilt. Hierbij geldt dat een goede voorbereiding echt het halve werk is.

0308_eieren lopen.png

Maatwerksoftware, de naam zegt het, is software die voor u op maat wordt gemaakt. Dergelijke software wordt bijna per definitie (veel) te laat opgeleverd, is (aanzienlijk) duurder dan verwacht en beantwoordt uiteindelijk niet aan de verwachtingen van de interne klanten. Daarmee is het tevens één van de allerlastigste producten om in te kopen. Kunt u eigenlijk wel op tijd krijgen wat u wilt hebben tegen de afgesproken prijs? Ja, als u maar veel aandacht aan het voortraject besteedt. Nu is een goede voorbereiding voor elk in te kopen product een kritische succesfactor, maar voor maatwerksoftware is het niet minder dan een conditio sine qua non. Waarom? Omdat er bijna geen enkele organisatie meer te vinden is waarvoor informatie- en communicatietechnologie niet van groot belang is. En bij maatwerk software gaat het meestal om bedrijfskritische toepassingen (zie ook de best practice bij dit artikel). De voorbereiding is dus echt het halve werk! In het voortraject moet allereerst veel aandacht worden besteed aan de selectie van de juiste projectleider. Deze moet niet alleen samen met de mensen van het projectteam ver in de toekomst kunnen kijken, maar ook het vermogen hebben om op eieren te lopen, gezien de vele verschillende belangen. Hoe verder u in de toekomst kunt kijken, hoe meer kosten u kunt vermijden. In de tweede plaats moet de informatiearchitectuur helder beschreven zijn. Check of de in te kopen software compatible is met de architectuur en bestaande software. Check of maatwerk nodig is of dat een standaard pakket voldoet. En in de derde plaats: besteed veel aandacht aan de selectie van de toeleverancier. Is hij betrouwbaar? Vraag om referenties. Heeft de beoogde ontwikkelaar ervaring met het product dat u wilt hebben? Of krijgt u het idee dat u zijn proeftuin gaat worden? Verifieer ook of men ervaring heeft met het goed uitvoeren van upgrades. Vraag om tevredenheidverklaringen. Spreek met de toeleverancier een vaste prijs af. Beding dat die prijs inclusief updates is. Onderhandel over de upgrades: probeer ze ook binnen die vaste ‘all in’ prijs te krijgen.

Maatwerksoftware: de markt

In de markt van maatwerksoftware gaan miljarden dollars en euro’s om. Er is echter slechts een klein aantal grote spelers. Dit zijn voornamelijk Microsoft, Oracle, IBM en SAP. Deze grote softwarehuizen werken met talloze geautoriseerde en gecertificeerde resellers. Zij leveren het maatwerk. Deze grote uitgevers geven via hun eigen website aan wie hun partners zijn voor een bepaald pakket. De concurrentie op de markt vindt plaats bij de resellers. Grote allround resellers zijn o.a. LogicaCMG, CapGemini, GetronicsPinkRoccade, InterAccess, AtosOrigin en Ordina. Deze hoeven niet altijd beter te zijn dan kleinere specialisten. Op capaciteit en continuïteit bieden ze echter wel meerwaarde.

Do’s

Bied ruimte voor toegevoegde waarde
Uw leverancier heeft meer verstand van maatwerksoftware dan u. Hij is beter op de hoogte van de mogelijkheden en nieuwe ontwikkelingen. Werk daarom bij voorkeur met functionele specificaties. Als u het projectmanagement uit handen geeft, stuur dan op exceptions op het initiële projectplan.

Testen, dan pas accepteren
Test de afgesproken prestaties zeer grondig voordat u ‘live’ gaat. Doe dit samen met de interne klant(en) op basis van heldere afspraken over het opleveren, testen en accepteren van het maatwerkproduct. Aan deze drie cruciale momenten zijn ook de betalingsmomenten gekoppeld.

Documenteer goed
Als u eigenaar bent van maatwerksoftware, dient u ook op de hoogte te zijn van de broncodering, architectuur en programmeertaal. Laat de ontwikkelaar daarom een volledige en heldere beschrijving maken van het product. Laat deze beschrijving door een onafhankelijke partij toetsen.

Onderhandel op de laatste dag van het kwartaal
ICT-bedrijven, met name de Amerikaanse, hebben een tijdshorizon in de verkoop van een kwartaal. Als een verkoper zijn doelstellingen nog niet heeft gehaald en zijn bonus dreigt mis te lopen, is uw onderhandelingspositie beter.

Dont’s

De licentiekosten vergeten
Als de maatwerksoftware is gebouwd met behulp van standaard pakketten, dan moet u hiervoor de benodigde licenties kopen en veelal ook onderhouden. Kijk in uw software-CMDB of er geen ongebruikte licenties meer op het schap liggen.

Standaard maatwerk kopen
Stel u wilt nu eindelijk eens een perfect passend maatpak kopen. U wordt met veel bombarie van top tot teen opgemeten. Na een paar maanden maakt de stomerij u er op attent dat men u een confectiepak heeft verkocht. Wees op uw hoede, want dit kan u ook overkomen met software.

Slap projectmanagement
De projectgroepleden hebben vaak sterk uiteenlopende eisen. Voor de projectmanager ligt hier de lastige taak om op de juiste momenten consensus te hebben over de aanbestedingskoers. Laat u niet onder tijdsdruk zetten, waardoor u door de leverancier met uw rug tegen de muur wordt gezet.

Buy (only) Dutch
Het ontwikkelen van maatwerksoftware is arbeidsintensief en gebeurt om die reden steeds vaker in onder meer India. Kan een deel van de ontwikkeling van uw software worden uitbesteed aan een lage lonen land?

Best practice bij Isala Klinieken

Op basis van een Europese aanbesteding heeft Isala Klinieken in Zwolle onlangs de opdracht verstrekt om een RIS/PACS-systeem te bouwen. Hiermee worden de beelden van CT, MRI en Echo-systemen gedigitaliseerd en centraal ontsloten. De moeilijkheid was dat er geen standaard oplossing is die de gewenste functionaliteiten biedt. Daarnaast moesten er twee ziekenhuislocaties aan elkaar worden gekoppeld. Als voorwaarde gold een uptime van 99,9 procent de klok rond, zeven dagen per week. In het bestek heeft men zich beperkt tot de functionele specificaties. Wel is het gewenste onderhoudsniveau al in de bestekfase uitgebreid in een concept service level agreement vastgelegd. Van het begin af aan is het ziekenhuis transparant geweest in het benoemen van projectverantwoordelijkheden. Door het goede management van de verwachtingen kreeg de markt de mogelijkheid een nauwkeurige inschrijving te doen. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de realisatie van de koppelingen met de diverse modaliteiten. Hierdoor zijn de afstemmings- en communicatiekosten laag voor een dergelijk groot project. De total cost of ownership was een zwaarwegend gunningscriterium. Hierbij zijn de kosten voor aanschaf, implementatie, training maar ook onderhoud voor vijf jaar berekend. Inmiddels kunnen alle specialisten met het geavanceerde systeem werken.

Wim Nieland MBA is Senior Consultant bij DPA Supply Chain in Amsterdam