Maatschappelijk verantwoord inkopen: hoe ga je praktisch te werk met deze nieuwe dimensie?

In het kielzog van maatschappelijk verantwoord ondernemen is maatschappelijk verantwoord inkopen inmiddels een niet te missen trend. Organisaties die er mee aan de slag gaan ontdekken dat wie aandacht aan de p’s van people en planet besteedt, daar zelf niet slechter van hoeft te worden. Voorwaarde is wel een lange adem.

(MVI) greenpeace.png

Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) staat midden in de belangstelling. Dat is geen wonder. Organisaties, profit én non profit, besteden steeds meer uit. Anders gezegd: ze kopen steeds meer in. Wie daadwerkelijk inhoud wil geven aan maatschappelijk verantwoord ondernemen zal gezien de uitbestedingstrend de blik dus steeds meer op zijn toeleveranciers moeten richten. Produceren zij milieubewust? Hoe zijn de arbeidsomstandigheden?

Een tweede oorzaak van de toenemende belangstelling voor MVI ligt in het verlengde van de eerste. Organisaties kopen steeds meer in lage lonen landen in. Maar hoe is het daar gesteld met de mensenrechten? Maakt men gebruik van kinderarbeid?

Bij MVI gaat het erom door goede inkoop niet alleen bij te dragen aan de ‘profit’, maar ook aan de twee andere p’s. Hierbij is de blik nadrukkelijk gericht op de lange termijn. Vandaar dat ook wel de term ‘duurzame inkoop’ wordt gebruikt.

De voordelen van maatschappelijk verantwoord inkopen zijn onder andere: een middel om jezelf te kunnen onderscheiden van de concurrentie, een imagebuilder, en daarnaast wordt de aantrekkelijkheid van de werkgever vergroot (TNT staat, door onder andere maatschappelijk verantwoord ondernemen, inmiddels in de top tien van meest aantrekkelijke werkgevers). Met name dat laatste aspect moet niet worden onderschat in de huidige krappe arbeidsmarkt.

Beleid verankeren

Als het management overtuigt is van de toegevoegde waarde van MVO, dan is het aan de inkoopmanager om ‘iets’ met MVI te doen, maar wat en vooral hoe? Voordat daadwerkelijk kan worden gestart met MVI is het van belang om MVI in het inkoopbeleid te verankeren. Vervolgens is het zaak om awareness binnen de organisatie creëren om draagvlak te vergroten, en best practices vieren om het sneeuwbaleffect te bewerkstelligen. Klinkt allemaal heel mooi, maar hoe kom je als inkoper tot een best practice voor jouw organisatie?

0-punt vaststellen

Begin met de basis en probeer inzichtelijk te krijgen hoe duurzaam de organisatie op dit moment inkoopt. Er zijn legio mogelijkheden om dit inzichtelijk te krijgen, bijvoorbeeld de MVI-scan. Wie wil weten hoe duurzaam hij inkoopt, gaat naar http://www.sn-duurzaaminkopen.nl/zelfscan/introductie.asp. Hier staat een scan om dat vast te stellen. Het instrument is weliswaar primair voor gemeenten ontwikkeld, maar is in principe voor elke organisatie geschikt. Je kunt ook zelf een inventarisatie maken. Misschien gebruikt u al duurzaamheidcriteria. Let daarbij niet alleen op zogenaamde ’groene’ criteria, maar kijk ook naar sociale criteria, dit valt allemaal onder de noemer duurzaam. Mocht de informatievoorziening het toelaten, dan is het handig om de basis per productgroep vast te stellen. De mate van duurzaamheid van leveranciers verschilt namelijk enorm per bedrijfstak. Het werkt niet motiverend als doelstellingen bij voorbaat niet kunnen worden behaald. Een veel voorkomende fout is het verplichtstellen van een milieuzorgsysteem, terwijl dit door geen enkele leverancier in de branche wordt gehanteerd. Bedrijfstakken als schoonmaak, kantoorartikelen en kopiers/printers etc. zijn vrij ver in duurzaamheid, terwijl dit bij bijvoorbeeld HRM dienstverlenende bedrijven veelal nog in de kinderschoenen staat.

Het èchte duurzaam inkopen

Het beleid is verankerd, het 0-punt is vastgesteld (al dan niet per productgroep) en nu ga je je doelstellingen verwezenlijken, oftewel ècht duurzaam inkopen.

Zoals bekend is de toegevoegde waarde van een inkoper het grootst als hij zo vroeg mogelijk in het proces wordt betrokken, zo ook met duurzaam inkopen. Start een inkooptraject/aanbesteding niet voordat er degelijk marktonderzoek heeft plaatsgevonden. Consulteer de markt om nuttige MVI-informatie in te winnen om de mogelijkheden in kaart te brengen. Bepaal het ambitieniveau, het liefst zo hoog mogelijk voor maximale waardecreatie. Voer dit soort gesprekken met meerdere leveranciers, hierdoor voorkom je de valkuil door te hoge eisen aan duurzaamheid te koppelen, waardoor de markt onnodig wordt verkleind.

Met de ingewonnen informatie kan de offerteaanvraag worden opgesteld en kan worden bepaald welke criteria vereist en welke criteria wenselijk zijn, oftewel het programma van eisen en wensen vaststellen. Het is aan te raden de beoordeling van de eisen en wensen van te voren bekend te maken, zodat de inschrijver weet wat hij kan scoren (overheid is verplicht). De belangrijkheid kan worden aangegeven door de wegingsfactor te verhogen danwel te verlagen. Om te voorkomen dat onbewust windowdressing wordt beoordeeld is een objectieve beoordelingsmethodiek onmisbaar.

Na ontvangst van de offertes vindt de beoordeelding plaats en de inschrijver met de beste offerte krijgt de opdracht gegund. Contract wordt opgesteld en eventuele duurzaamheidaspecten worden vastgelegd. Levering en/of uitvoering van de diensten vindt plaats, factuur wordt betaald en beide partijen hebben aan hun verplichting voldaan. Of toch niet? Nu komt het er op aan hoe de borging van MVI is ingeregeld, zijn de afspraken nagekomen? En hóe is dit ten uitvoering gebracht? Een MVI-contactpersoon/duurzaamheidcoördinator is hiervoor een goede oplossing. Duurzaamheid is tenslotte een onderdeel van het contract, als controle en evaluatie niet plaatsvindt is het lege huls waar de leverancier heel gemakkelijk mee aan de haal kan gaan.

Best Practice: Gemeente Amsterdam, Dienst Werk en Inkomen

Sinds 1 januari 2006 zijn de Sociale Dienst Amsterdam, Maatwerk Amsterdam en de NV Werk opgegaan in de Dienst Werk en Inkomen Amsterdam (DWI). DWI is een onderdeel van de gemeente Amsterdam en geeft uitvoering aan de Wet Werk en Bijstand en is verantwoordelijk voor de re-integratie van WWB-gerechtigden. Zij werkt hiervoor nauw samen met het Centrum voor Werk en Inkomen.

Bij DWI ontstond de behoefte aan een geautomatiseerd ‘Re-integratie-instrument’ (een matchingengine om uitkeringsgerechtigden, re-integratie-instrumenten en vacatures met elkaar te kunnen matchen). Hiervoor werd een complexe Europese aanbesteding opgestart. In lijn met organisatiedoelstelling wilde DWI graag milieu- en met name sociale criteria toevoegen aan de reguliere gunningcriteria zoals prijs en levertijd. In het bestek zijn deze twee onderdelen toegevoegd, en de leveranciers hebben alles uit de kast gehaald om zich op deze wijze te onderscheiden. De gecontracteerde partij had het innovatieve voorstel om vier stageplaatsen aan te bieden om klanten van DWI te kunnen opleiden. Na gunning is door de verantwoordelijk klantmanager van DWI contact opgenomen met de leverancier en werd het proces van plaatsing in gang gezet.

Do’s

Bezint eer ge begint
Duurzaam inkopen is niet iets dat u er even bij doet. Het vereist een lange termijn visie en een lange adem. Dat vraagt om een andere instelling dan die nodig is om bijvoorbeeld een inkoopbesparingsprogramma uit te voeren. Het moet oprecht zijn en geen hype.

Consulteer de markt
Weet wat mogelijk is binnen de markt, ook op het gebied van duurzaam inkopen. Ga daarom de dialoog aan en gebruik de vergaarde informatie als input voor uw inkoopstrategie. Vraag ook eens (op een NEVI bijeenkomst) ervaringen aan een collega inkoper uit uw branche.

Eis het noodzakelijke, wens het ideaal
Voorkom een teleurstellend resultaat door duurzaamheidcriteria alleen als eisen te formuleren, de markt wordt hierdoor onnodig verkleind. Houd ruimte over voor het ideaalbeeld, wensen zijn een uitstekende mogelijkheid om de leverancier een zichzelf te onderscheiden ten opzichte van de concurrentie.

Controleer en evalueer
De uitvoer van het contract controleren en evalueren is voor criteria als prijs en levertijd een gemeengoed, voor duurzaamheidcriteria nog niet. Juist voor duurzaamheidcriteria geldt dat een juiste controle, en met name de evaluatie voor beide partijen leermomenten kan opleveren. In het meest extreme geval kan ter ondersteuning een duurzaamheidcoördinator worden aangesteld of in beperktere vorm een milieucoördinator.

Dont’s

Wees niet bang
Duurzaam inkopen is niets meer of minder dan het hanteren van een extra dimensie bij het inkooptraject en kan een veel opleveren voor een organisatie (zie ook de DWI casus).

Eis niet het onmogelijke
Het hanteren van eisen die bij een schoonmaak inkooptraject worden gehanteerd zijn anders dan bij een inhuur personeel inkooptraject. Kopieer niet lukraak criteria, dit zal niet het beoogde effect opleveren.

Eenzijdige focus op milieu
MVI wordt vaak erg eenzijdig opgepakt als louter een milieuverhaal. Natuurlijk moeten milieuaspecten in overweging worden genomen, maar vergeet de sociale aspecten niet te benadrukken. Zorg voor een evenwichtige mix van maatregelen.

Praktische duurzame voorbeelden