Leaseauto’s professioneler ingekocht

Bij de inkoop van leasewagens draait het niet alleen steevast om emoties, maar ook steeds meer om total cost of ownership. De inkoop van leasewagens vindt steeds professioneler plaats omdat de inkoopafdeling er meer en meer bij betrokken is. De do’s en de dont’s.

Ze zijn op het werk het gesprek van de dag: leasewagens. Uit welke merken mag worden gekozen? Welke prijsklasse? Wie rijdt wat? Bij het leasen van personenwagens spelen zowel financiële overwegingen (geen eigen kapitaal investeren) als het gemak een grote rol. Auto’s zijn voor de meeste organisaties wel van belang, maar bieden aan de andere kant meestal geen voordeel in de concurrentiestrijd. Vanuit dat perspectief is uitbesteden een logische keuze.
Het beheer van leasewagens is veelal bij de afdeling personeelszaken/human resource management ondergebracht. Opvallend is echter dat we een verschuiving zien richting Inkoop. Hierdoor worden leasewagens in toenemende mate professioneel en scherp ingekocht.

Leasemarkt
De markt voor autoleasing is zeer concurrerend: vele tienduizenden afnemers en honderden aanbieders. De tien grootste leasebedrijven in Nederland zijn:

Leaseplan
Athlon Car Lease
ING Car Lease
Arval
Terberg
Kroymans
Business Lease
ALD
Dutchlease
GE Commercial Finance

Deze leasebedrijven nemen driekwart van het totale Nederlandse leasewagenpark (550.000 wagens) voor hun rekening. Daarnaast bestaan vele middelgrote en kleine leasebedrijven (waaronder garagebedrijven).
Volgens Edwin Oostenbrink, Sales Director van Athlon Car Lease, is er in de leasemarkt sprake van een toenemende concentratie. Daarnaast bundelen ook de inkopende partijen hun krachten. In de markt is sprake van prijsdruk. De aanbieders trachten deze ontwikkeling te pareren door uiteenlopende services te verlenen naast het kale product. Veel van deze diensten worden via internet aangeboden (bijvoorbeeld: rapportages en offertes). ‘Inkoopbeslissingen worden steeds meer op basis van total cost of owner ship genomen’, signaleert Oostenbrink.

Kostprijs bepalende factoren
Om kosten te verlagen, moet u eerst de kostenbepalende factoren kennen.
De kostprijs van een leasewagen is als volgt samengesteld:

Afschrijving 42%
Brandstof 21%
Onderhoud, reparatie, banden 11%
Verzekering 11%
Rente 9%
Belasting 3%
Administratiekosten 3%

De gebruiker van de leasewagen kan door zijn rijgedrag de eerste vier factoren beïnvloeden: restwaarde door netjes met een auto om te gaan, brandstofverbruik, bandenslijtage, gebruik van vervangend vervoer, voorzichtig rijden om schades te voorkomen. Maar de grootste mogelijkheid tot beïnvloeding van de kostprijs is veel minder zichtbaar en zit in het leasebeleid van de inkopende organisatie. Hoe hoog is de eigen bijdrage? Wie koopt de auto in? Mag de rijder uit één merk kiezen of uit alle merken? Waar worden onderhoud en reparaties uitgevoerd? Welk type verzekering wordt afgesloten, en wie regelt dat? Wil het leasebedrijf u een goede prijs kunnen offreren, moet u eerst uw huiswerk doen. Hoe meer informatie u de leasemaatschappij kunt verschaffen, hoe hoger de voorspelbaarheid, hoe minder risico-opslag, en dus hoe lager de prijs.
De organisatie die auto’s least, verricht ook zelf beheerwerkzaamheden (fleetmanagement). Door het uitbesteden van deze werkzaamheden is kostenreductie mogelijk.

Do’s

Formuleer uw leasebeleid
Wordt het binnen uw organisatie eerst eens over het leasebeleid. Dat is een afgeleide van het beleid voor human resource management, wat weer een afgeleide is van het organisatiebeleid. Stel dan pas de specificaties op in een plan van eisen. Heeft u daar de kennis en ervaring niet voor, schakel dan een onafhankelijke specialist in die u kan helpen een leasebeleid te formuleren en op basis daarvan een functioneel plan van eisen opstelt met resultaatgerichte specificaties.

Leveranciers- en contractmanagement
Maak een keuze tussen het complete beheer uitbesteden of het helemaal in eigen hand houden. Als u het zelf doet, neem daar dan een HBO-geschoolde medewerker voor aan met kennis van zaken. Hij of zij kan als verlengstuk van de inkoper goed leveranciersmanagement voeren en u de input geven om zelf goed contractmanagement te voeren.

Benut de concurrentie
Leasemaatschappijen genoeg. Benut die concurrentie in uw voordeel: overweeg multiple sourcing om zo ook tijdens de duur van de leasecontracten de leverancier scherp te houden. Nodig leasebedrijven uit om gedurende de contractduur doorlopend met aanbiedingen te komen. Laat uw leasebedrijf per merk onderhandelen over aanschaf en onderhoud.

Meten is weten
Meet de prestaties en kostenontwikkelingen van uw leverancier(s). Maak hier in het contract afspraken over (bonusafspraken als de leverancier het beter doet dan afgesproken). Door informatie van het leasebedrijf, bijvoorbeeld over brandstofgebruik, snel terug te koppelen naar de rijders van de leasewagens is het mogelijk hun gedrag positief te beïnvloeden.

Schade en onderhoud
Breng onderhoud en schadeherstel onder bij merkonafhankelijke universele bedrijven. Als u het schadeherstel zelf regelt, raadpleeg dan uw verzekeringsmaatschappij. Zij zijn per slot expert op dit gebied.

Onderhandelingspunten
Belangrijke onderhandelingspunten zijn: rentepercentage, prijs voor meer/minder kilometers, onderhoud, service, rapportages en voorwaarden voor vroegtijdige contractbeëindiging.

Dont’s

Ontbreken management support
U heeft onvoldoende top management support. Besef als inkoper dat er veel emoties loskomen als het om leaseauto’s gaat. Zorg daarom dat de top achter het leasebeleid staat.

Contracten voor onbepaalde tijd
Ga geen contracten aan voor langer dan twee, maximaal drie jaar (zie case Ballast Nedam).

Afkoop is duurkoop
Koop leasecontracten bij uw bestaande leasebedrijf niet af om in één keer over te kunnen gaan naar een ander leasebedrijf. De oude contracten lopen vanzelf af.

Haastige spoed….
Haast kost u geld. Neem de tijd om de markt te leren kennen. Weet wat er te koop is en maak voor de aanvullende dienstverlening een gedegen make-or-buy-analyse.

Vergeten te onderhandelen over ‘meer en minder kilometers’
Let bij het afsluiten van leasecontracten goed op het onderwerp ‘meer en minder kilometers’. Dit is een extra, grote bron van inkomsten voor leasebedrijven. Dit onderwerp is goed onderhandelbaar en u kunt hier veel geld verdienen.

Best practice bij bouwconcern Ballast Nedam
Bouwconcern Ballast Nedam heeft een wagenpark van zo’n 1.200 auto’s. Inkoopdirecteur Guido Koreman hanteert een innovatief systeem voor de inkoop van leasewagens. Er is een initiële tender gehouden (mandjesysteem) op basis waarvan drie leasebedrijven een raamcontract hebben gekregen. Deze preferred suppliers krijgen altijd een offerteaanvraag als een nieuwe leasewagen nodig is. Wil een ander leasebedrijf bij de inner circle komen, mag men vier maanden lang fictief op alle offerteaanvragen mee bieden. Blijkt dat ze overall goedkoper zijn dan de duurste uit de top drie, dan wisselen beide van plaats. Koreman zegt zodoende 10 tot 20 euro per maand per auto extra te besparen. Gezien de omvang van het wagenpark tikt dat flink aan.

Wim Nieland is Senior Consultant bij DPA Supply Chain People in Amsterdam