Knappe koppen inkopen

maandag, 26 maart 2008

Organisaties schakelen steeds meer flexibele arbeidskrachten in: uitzendkrachten, interim professionals (IP-ers) en zelfstandigen zonder personeel (ZZP-ers). Vaak worden zij in de inkoop over één kam geschoren. Dat is gevaarlijk: de inkoop van IP-ers en ZZP-ers vereist een andere aanpak.

(IP en ZZP) grens.png

IP-ers worden meestal op belangrijkere posities geplaatst dan uitzendkrachten. Van hen wordt verwacht dat ze hoogwaardige kennis en veel ervaring hebben en een bedrijfsproces zelfstandig kunnen uitvoeren. Bij de inkoop van IP-ers ligt de nadruk dientengevolge minder op de factor prijs. Uitzendkrachten worden beloond volgens de CAO van de inlener. Het uitzendbureau zoekt, verloont en berekent daarvoor een marge. Als gevolg van de flexwet moet de inlener op een bepaald moment bepalen of de uitzendkracht wel of niet bij hem in vaste dienst treedt. Het uitzendbureau neemt hierin geen risico. Bij mensen die bij een detacheringsbureau werken, ligt dat anders. Zij hebben een vast dienstverband, ongeacht of er een betalende inlener is of niet. Het risico van deze zogenoemde ‘bankzitters’ ligt dus bij het bureau. Daarnaast zorgt het bureau voor opleiding, training, coaching, een auto en/of OV-kaart. Detacheringsbureaus verkeren veelal in de gunstige positie dat ze kunnen kiezen bij welke klant hun IP-er gaat werken. U dient daarom als klant, naast een goed tarief en een prettige werksfeer, ook uitdagend werk te bieden. Detacheringskrachten werken, in tegenstelling tot ZZP-ers, bij een detacheringbureau voor de afwisseling en de steile leercurve. Om deze werknemers tevreden te kunnen houden, is dus het bieden van interessante, niet te lange projecten van belang. ZZP-ers willen daarentegen liever de continuïteit van langlopende opdrachten.

IP-ers en ZZP-ers: de markt

De markt van detacheringsbureaus is opgedeeld naar de bedrijfsprocessen ICT, finance, HR, marketing, sales, inkoop, logistiek, ontwerp en productie. Naast een klein aantal grote multidisciplinaire bureaus, is een groot aantal kleine en middelgrote gespecialiseerde bureaus actief en een zeer groot aantal gespecialiseerde ZZP-ers. De top tien van de grote detacheringsbureaus (inclusief aantal werknemers) ziet er als volgt uit.

Deze bureaus hebben naast IP-ers vaak ook interim managers en consultants in dienst. Tevens fungeren ze als intermediair tussen u en de ZZP-ers.

Do’s

Wees aligned
Ga als inkoper het gesprek aan met de afdelingen die externen inhuren. Denk mee, breng uw marktkennis in en ontwikkel de juiste inkoopstrategie.

Check de VAR
ZZP-ers ontlenen deze status aan het feit dat ze voor verschillende opdrachtgevers werken. De Belastingdienst geeft hiervoor jaarlijks de Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) af die als bewijs dient dat er met het oog op de flexwet geen sprake is van een arbeidsrelatie. De ZZP-er is zelf verantwoordelijk voor het hebben van deze verklaring. Controleer dat. Het bespaart u veel kostbare ellende met afdrachten van belasting en sociale premies.

Stel een helder functieprofiel op
Om de juiste man of vrouw voor een klus te krijgen, is het noodzakelijk dat u een heldere beschrijving heeft van de benodigde opleidingen, kennis, ervaring en competenties. Het komt voor dat de interne klant deze niet wil maken. Dat is meestal een teken dat men een expliciete voorkeur heeft. Dat hoeft niet erg te zijn, mits het maar niet leidt tot te hoge tarieven.

Biedt uitdagend werk
IP-ers kunnen veelal kiezen tussen verschillende tijdelijke banen. Zorg dus voor gevarieerd en uitdagend werk, maar wees wel eerlijk in het beschrijven van een functie en maak het niet spannender dan het is.

Dont’s

Geen oog hebben voor de conjunctuur
De stand van de conjunctuur is van groot belang bij het inhuren van IP-ers en ZZP-ers. Als een bureau veel mensen op de bank heeft zitten, zijn de tarieven lager. Wie te star vasthoudt aan de tarieven die in een oud mantelcontract zijn vastgelegd, loopt het risico geen of geen goede mensen te krijgen. Advies: pas uw inkoopstrategie aan de conjunctuur aan.

Single sourcing
In een krappe markt is het onverstandig om met slechts één leverancier in zee te gaan. De kans dat er niet wordt geleverd is aanzienlijk. Drie tot vijf vaste leveranciers per expertisegebied is aan te bevelen.

Selecteer een detacheerder met een lange termijn visie
Detacheringsbureaus zijn conjunctuurgevoelig. Bureaus die zelfs aan het begin van deze eeuw nog winst maakten, staan sterk in de schoenen. Zij investeren in de ontwikkeling van hun mensen en gaan niet alleen voor winst op de korte termijn.

Best Practice bij ING

Bij de inhuur van een IP-er of ZZP-er is het niet altijd duidelijk wat de exacte taak is of het project waarvoor de kracht wordt ingeschakeld. Te vaak wordt er ook overvraagd om er zeker van te zijn dat er voldoende kwaliteit is. Welke mogelijkheden zijn er om dit te voorkomen? In de eerste plaats is het van belang bij de uitvraag duidelijk op het netvlies te hebben wat de taken en niveaus zijn. Bij ING hanteert men heldere functieomschrijvingen waar aan getoetst kan worden. De functieprofielen worden gebruikt voor het vaststellen van de tarieven. Als wordt overvraagd, is dit direct zichtbaar door middel van de salarisschalen en tarieven. De ervaring heeft ING inmiddels geleerd dat dit een ontnuchterend effect heeft op de aanvrager. Vooral als de in te huren professional duurder is dan de manager.

Bij de ING geeft men dit soort belangrijke informatie steeds aan in de Request for Proposal en stuurt men consequent voorbeeldfunctieprofielen mee. Deze grote financiële instelling koopt ZZP-ers niet meer rechtstreeks in, maar nog louter via gerenommeerde bureaus. Deze verzorgen alle handelingen op gebied van PES, VOG en belastingen. Dankzij een grotere interne awareness en inkopen op basis van profielen(functieomschrijving) bespaart ING jaarlijks tussen de 13 en 17 procent op de inkoop van IP-ers en ZZP-ers.

Wim Nieland is Senior Consultant bij DPA Supply Chain in Amsterdam. www.dpasupplychain.nl