Inkoop huisvesting: toegevoegde waarde inkoper te weinig benut

Het inkopen van de bedrijfshuisvesting is één van die bekende troetelkindjes van de directie. De inkoper komt er of helemaal niet aan te pas of wordt er pas te laat bij betrokken. Een gemiste kans. Want de inkoop van huisvesting is veel te belangrijk om alleen aan de directie over te laten.

Het bedrijfspand, kantoor, bedrijfsruimte of productieruimte, is voor de meeste organisaties van strategisch belang. De ligging, bereikbaarheid, sfeer, uitstraling en groeimogelijkheden hebben per slot van rekening invloed op het succes van de organisatie. Geen wonder dus dat de directie altijd bij de inkoop ervan is betrokken. Meestal speelt de inkoper hierbij een ondergeschikte rol. Dat is jammer. Met de aanschaf of huur van een bedrijfspand is namelijk veel geld gemoeid en het welzijn van de medewerkers wordt er door beïnvloed. De directie zou goede functionele specificaties moeten opstellen, op basis waarvan de inkoper dan vervolgens een grondig marktonderzoek kan doen. Wat wordt er bijvoorbeeld op internet bij Funda zoal aangeboden? Hoeveel vierkante meters zijn beschikbaar in een bepaalde regio? Hoeveel verschillende aanbieders en makelaars zijn er? Op basis daarvan kan de inkoopstrategie worden bepaald.

Huisvestingsmarkt
De top tien van grootste bedrijfsmakelaars had in 2005 bij elkaar ruim 2,3 miljoen vierkante meter bedrijfsruimte verhuurd. Dit is bijna 70% van het totaal aan verhuurde bedrijfsruimte in Nederland. In volgorde van groot naar klein: DTZ Zadelhoff, Jones Lang LaSalle, Cb Richard Ellis, Partner in Dynamis, Troostwijk Makelaars, Van Gool Elburg Vastgoedspecialisten, Meeus Bedrijfshuisvesting, DRS Makelaars, Ans de Wijn Bedrijfshuisvesting, De Boorder Bedrijfshuisvesting.
De professionele inkoper dient zich regelmatig de vraag te stellen of de huidige huisvesting nog voldoet. Kunnen we niet een beter pand huren/kopen voor minder geld? Door marktkennis te combineren met integrale facilitaire kennis, kan de proactieve inkoper werkelijk waarde creëren voor zijn organisatie.
Zelfs als er geen onmiddellijke afnemers zijn, bouwen projectontwikkelaars. Mede hierdoor is er momenteel een overschot aan bedrijfs- en kantoorruimte. Van een dergelijk overschot aan ruimte kan de inkoper gebruik maken door concurrerende tarieven te contracteren.

Do’s

Formeer een multidisciplinair team
De huisvesting is van grote invloed op vele facilitaire processen. Zo zal een nieuw pand makkelijker te beveiligen en schoon te maken zijn dan een oud gebouw. Het is dus zaak dat alle interne belanghebbenden worden betrokken bij het formuleren van de wensen en eisen. Ook de stafdiensten mogen niet worden vergeten. Niet alleen de functionele eisen moeten worden opgesteld, maar ook de juridische eisen. De financiële afdeling zal betrokken moeten worden om een weloverwogen keuze te maken tussen kopen, huren of leasen.

Open kostencalculatie
Laat de aanbieder duidelijk specificeren hoe het bedrag per vierkante meter is samengesteld. Als die kosten inzichtelijk zijn gemaakt, bekijk dan welke diensten u wilt afnemen en welke u voor uw rekening wilt nemen. Als sprake is van een kopersmarkt (groter aanbod dan vraag) is uw onderhandelingspositie over het algemeen beter. U staat dan sterker als u niet alle aangeboden extra diensten wilt afnemen. Breng ook nauwkeurig in kaart wat u zelf aan een pand moet verbouwen (airco, wanden, tapijt, keukenblokken e.d.).

Denk vooruit
Neem uw bedrijfsstrategie als uitgangspunt voor de huisvestingsbehoefte. Die moet ook voorop staan bij het opstellen van het programma van eisen. Snelle groei op korte termijn, kosten- en financieringsstrategie, toekomstige parkeerbehoefte e.d. kunnen meewegen in de afweging huren of kopen.

Huur indien nodig externe expertise in
Als u geen huisvestingsafdeling heeft, is het raadzaam gespecialiseerde inkopers of een facilitair adviesbureau in te huren. Zij kunnen u helpen bij: (1)het verzamelen van de specificaties en het opstellen van het programma van eisen; (2)het formuleren van de inkoopstrategie; (3)het regisseren van de verhuizing en alles wat daar bij komt kijken.

Goed contract en heldere werkafspraken
Maak een goed, volledig contract waar alles in staat wat ú van belang vindt. Gebruik daarnaast een voorblad waar precies in staat welke dagelijkse werkafspraken gelden. Dus één contract in de kast en één A-viertje met afspraken over hoe de werkzaamheden verdeeld zijn tussen u en uw leverancier.

Dont’s

Behoefte niet centraal stellen
Waak er voor om het aanbod centraal te stellen. Bij het nemen van de beslissing over huisvesting draait het in de eerste plaats om uw eigen functionele specificaties. Uw huisvestingsbehoefte moet voorop staan. Volg bij de verwerving van de huisvesting het normale inkoopproces.

Te dwingend zijn
De inkoper die een grotere rol wil spelen bij de inkoop van huisvesting moet er voor waken de directie teveel te beperken in de keuzes. Betrek de directie bij de beslissing. Werk met opties waaruit gekozen kan worden. Het maakt niet uit wie de credits krijgt, het gaat erom dat uw organisatie de beste huisvesting krijgt.

Solistisch te werk gaan
De huisvesting gaat iedereen aan, en iedereen heeft er dagelijks mee te maken. Kortom: bij het inkopen van huisvesting spelen emoties een rol. Dat kan lang niet van alle inkoop worden gezegd. Betrek de gebruikers bij de beslissing en laat hen input leveren. Door alle belanghebbenden tijdig te informeren over de verhuizing en wat er gaat gebeuren, zorgt u ervoor dat u in een vroeg stadium draagvlak creëert.

Wat is ‘in originele staat’?
Neem niet zo maar alles over van de vorige bewoners/gebruikers. Als huurder moet u na afloop van het huurcontract alles in de originele staat opleveren. De vorige huurders hebben deze plicht ook. Leg bij aanvang van het huurcontract vast wat wordt verstaan onder ‘in originele staat’.

De rotzooi van de vorige huurder/eigenaar
Biedt de vorige huurder/eigenaar u spullen ter overname aan? Vraag u dan af of u er echt iets aan heeft en welke waarde het voor de andere partij heeft. Misschien zijn zij al blij als zij het mogen laten staan. Dat scheelt de kosten van afvoeren.

Best practice bij Volker Wessels Telecom
Volker Wessels Telecom huurt/beheert circa 25.000 m2 kantoorruimte en ongeveer 20.000 m2 magazijnruimte op verschillende plaatsen in Nederland.
De onderhandelingen met makelaars/eigenaars zijn bij Volker Wessels Telecom een inkoopverantwoordelijkheid, natuurlijk onder auspiciën van de directie.
Het gebouwbeheer en alle facilitaire aangelegenheden worden inmiddels na een uitvoerige tender door één partij verzorgd.
Deze leverancier kan, gebruik makend van zijn schaalgrootte, contracten afsluiten voor bijvoorbeeld schoonmaak, catering en energie. Andere werkmaatschappijen binnen de Volker Wessels Groep zoeken aansluiting bij deze contracten. De leverancier is in feite een verlengstuk van de inkoopafdeling en maakt de bestekken voor tendering, plaatst opdrachten en controleert de kwaliteit van de geleverde dienst. Slechts heel weinig eigen mensen houden zich bezig met de inkoopcategorie huisvesting. In tijden van schommelde expansie is dit een voordeel. De inkoopafdeling van VW Telecom stuurt strategisch en controleert de kostenniveaus.

Wim Nieland is Senior Consultant bij DPA Supply Chain People in Amsterdam