Geld verdienen met inkoop

Inkopen is leuk. Bovendien kun je door goede inkoop veel geld voor je organisatie besparen. Maar, hoe koop je eigenlijk goed in? En, waar liggen de valkuilen?

Inkoop is ontdekt. Dat is geen wonder, want met inkoop is geld te verdienen. Dat lijkt tegenstrijdig, want als je inkoopt geef je toch juist geld uit? Dat is waar, maar als je goed inkoopt kun je er voor zorgen dat je organisatie betere spullen tegen een lagere prijs krijgt. En, door eens goed naar de inkoop te kijken, kun je vaak grote bedragen besparen. Er wordt wel gezegd dat de eerste winst bij inkoop ligt. Dat is een waarheid als een koe. Elke euro die je op inkoop bespaart, is een euro pure winst.

De afgelopen tien jaar zijn organisaties steeds minder zelf gaan maken. Ze kopen de spullen liever in. Een autofabriek is een goed voorbeeld. Nog niet zo lang geleden maakte bijvoorbeeld Volkswagen bijna alles zelf. Nu wordt circa 90 procent van de waarde van een auto bij anderen ingekocht. Anders gezegd: organisaties doen waar ze goed in zijn, en de rest besteden ze uit aan anderen. Het is een slimme strategie. Maar als je steeds meer inkoopt, wil je dat ook goed aanpakken. Precies daarom maakt het inkoopvakgebied een enorme groei door. Binnen organisaties zie je steeds meer professionele inkopers. Velen zijn aangesloten bij de Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (www.nevi.nl), die ook beroepsopleidingen verzorgt.

En, wist je dat we in Nederland ook inkoophoogleraren hebben? Is inkoop dan zo moeilijk, dat we daar professoren voor nodig hebben? Ja en nee. Met gezond verstand kom je een heel eind. Want volgens de kortste definitie van inkoop is dat ‘alles waar een factuur tegenover staat.’ Aan de andere kant gaan tegenwoordig zulke enorme bedragen in inkoop om, dat je dat maar beter aan de inkoopprofessional kunt overlaten. Anders koop je de spullen te duur in, of zul je nooit weten dat je voor minder geld bij een andere leverancier een veel beter product had kunnen kopen.

Wie, wat?
Het is zaak dat je weet wie nu wat inkoopt. Is er binnen je organisatie een professionele inkoper, of een inkoopafdeling? Of is je baas degene die alles inkoopt? Wat mag je als secretaresse inkopen? En tot welke bedragen?
Veel secretaressen en managementassistenten hebben een mandaat om tot een bepaald bedrag te mogen bestellen. Waar je maar één keer op hoeft te letten is of er afspraken zijn of door de inkopers contracten zijn gemaakt met bepaalde leveranciers. Als dat zo is, kan er in de ogen van de inkopers weinig meer fout gaan en is het veilig en gemakkelijk bestellen. Als die afspraken er niet zijn, stem dan met de inkoper af wat je wel en wat je niet zelf mag kopen en bij welke leveranciers. En, als je een inkoper wat laat kopen voor je, geef hem dan zo veel mogelijk informatie. Zo krijg je het beste product.

Alleen prijs?
Stel je bedrijf heeft een inkoper in dienst, waarom zou je die dan de spullen laten inkopen als je dat ook zelf kunt? Een belangrijke reden is dat de inkoper verder kijkt dan zijn neus lang is: hij kijkt naar meer dan alleen een lage prijs. Hij zorgt er voor dat je de juiste spullen op tijd krijgt, dat er een goed contract is waarmee je de leverancier kunt aanpakken als hij zijn verplichtingen niet nakomt, dat de administratieve belasting binnen de perken blijft (zo min mogelijk facturen), dat er geen grote (dus dure) voorraden ontstaan en dat er een goede relatie met de leverancier is.

Goede inkoper
De goede inkoper let dus op veel meer dan de prijs alleen. Een ander kenmerk is dat hij niet alle leveranciers over één kam scheert. Bij alles wat hij koopt, stelt hij zich steeds drie belangrijke vragen:
• hoeveel leveranciers kunnen het product (goed of dienst) leveren dat wij nodig hebben?
• hoe belangrijk is dat product voor ons? Gaat er heel veel geld in om?
• hoe belangrijk vindt die leverancier ons? Zijn we maar een heel klein visje, of juist een grote klant?

Op basis van de beantwoording van deze vragen kiest de inkoper een specifieke aanpak:
• Haai:    hard onderhandelen met als doel een lage prijs
• Regelneef:   met weinig middelen probeert hij toch goed in te kopen
• Analyticus:   optimaliseert het inkoopproces
• Relatiebeheerder: creëert samenwerkingsverbanden met belangrijke leveranciers.

Als er binnen je organisatie niet zo’n professionele inkoper is, dan kun je toch goed inkopen als je de onderstaande do’s en dont’s in gedachten houdt.

Wel doen

Vraag minimaal drie offertes. Zorg dat je ze goed met elkaar kunt vergelijken door precies voor te schrijven hoe er moet worden geoffreerd. Laat de offertes niet aan de andere leveranciers zien. Dat is onethisch.
Als je vaak bij één leverancier koopt, zorg dan dat deze een week- of maandfactuur gaat sturen. Het verwerken en betalen van één factuur kost je namelijk gemiddeld 50 euro. Dat is dus simpel bespaard.
Specificeer functioneel en niet technisch. Functioneel specificeren is: wij willen een notebook waarmee we kunnen e-mailen. Technisch specificeren is: graag een notebook met 1,60 GHz , level 2 cache 2 MB en 533-MHz bussnelheid. Ga je zo specificeren, dan ben je duurder uit omdat je het aantal mogelijkheden al op voorhand beperkt.
Koop je veel bij één leverancier, probeer dan een lagere prijs af te spreken.
Ontevreden over een leverancier? Meld het aan de inkoper, zodat hij er werk van kan maken. Als je wel tevreden bent, zeg het de inkoper dan ook. Het is ook belangrijk dat de leverancier af en toe een complimentje krijgt.
Als je veel met een leverancier te maken hebt, neem dan eens de tijd om de verkoper beter te leren kennen. Dit levert op den duur voordelen op.
Koopt en onderhandelt je baas zelf? Adviseer dan om een inkoopspecialist in te schakelen. Dat kan een eigen inkoper zijn, maar ook een externe. Deze laatste is meestal expert in één bepaald inkoopsegment. Waarom zou je als directeur zelf één keer in de vijf jaar met een leasemaatschappij gaan onderhandelen als een inkoopadviseur dat honderd keer per jaar doet?
Onderhandelen is een spel van geven en nemen. Als je om extra korting vraagt, moet je de leverancier daar ook iets voor terug geven. Bijvoorbeeld exclusiviteit.

Nooit doen

Kijk uit met ‘mooie aanbiedingen’, de leverancier wil er niet voor niets van af.
Koop niet meer dan je nodig hebt. Voorraad is duur (kapitaalbeslag), kan bederven of uit de mode raken. Voor je het weet moet je spullen weggooien.
Accepteer nooit de verkoopvoorwaarden van de leverancier. Verklaar de eigen inkoopvoorwaarden van toepassing. Meld dat schriftelijk zo snel mogelijk (bij de offerteaanvraag) aan de verkoper.
Probeer het wiel niet opnieuw uit te vinden. Informeer bij collega secretaressen of bij de afdeling inkoop of zij een goede en goedkope oplossing voor je hebben of betrouwbare leveranciers weten die al aan jullie bedrijf leveren.
Accepteer geen relatiegeschenken. Zo wek je verkeerde verwachtingen.
Wees duidelijk: wat verwacht je wel en wat niet van de leverancier? Ben je vaag, dan krijg je daar later zeker de rekening voor gepresenteerd. De leverancier gaat namelijk aannames doen en een risico-opslag in zijn prijs verwerken.
Kijk naar meer dan alleen de aanschafprijs. Voor bepaalde producten zijn de totale kosten gedurende de looptijd veel hoger dan het oorspronkelijke aankoopbedrag. Denk maar aan die goedkope printer en de peperdure inktpatronen.
En tenslotte: vertrouw de leverancier nooit helemaal. Gezond wantrouwen is altijd een prima uitgangspunt bij de inkoop.

Wim Nieland is Senior Consultant bij DPA Supply Chain People in Amsterdam

Links naar interessante inkoopwebsites:
www.dpasupplychainpeople.com
www.nevi.nl
www.inkoop.pagina.nl
www.aanbestedingsmakelaar.nl
www.inkopers-cafe.nl
www.facto.nl