Effectief en efficiënt inkopen van flexwerkers

De economie trekt weer aan. De vraag naar flexwerkers (uitzendkrachten, detacheerders, adviseurs) maakt een stevige groei door. In veel organisaties worden overuren gemaakt om deze vraag in goede banen te leiden. HRM medewerkers hebben hierbij vaak het initiatief.

Zij worden daarbij vaak geholpen door inkopers en andere collega's en dat is een goede zaak. Het is het moment om door middel van een multidisciplinaire aanpak de toegevoegde waarde van inkoop te bewijzen. HR, inkoop, finance, IT en de eindgebruiker zijn de aangewezen partijen om deel uit te maken van zo'n multidisciplinair projectteam. Een aantal van onze relaties is u reeds voorgegaan en koopt hun flexwerkers effectief en efficiënt in. Effectief in de zin van doeltreffend en efficiënt in de zin van doeltreffend op de meest economische manier.

Deze relaties hebben begrepen dat goed personeel van doorslaggevend belang is voor de concurrentiepositie van hun organisatie. Zij hebben goed nagedacht over de reden van inhuur, en maken onderscheid tussen flexibilisering vanuit een weloverwogen strategische keuze of flexibilisering vanuit de behoefte een (tijdelijk) tekort aan personeel of kennis op te vangen. Wat ons betreft moeten organisaties een kritisch evenwicht vinden tussen vaste medewerkers en flexwerkers ten einde goed op de vraag van hun klanten te kunnen reageren en hun concurrenten de pas af te kunnen snijden. Op basis van gedetailleerd en zorgvuldig onderzoek bepalen we voor organisaties de grootte van de flexibele schil en ontwikkelen we een manier van werken die nodig is om deze schil blijvend professioneel te organiseren. We leggen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot het inhuurproces vast en kiezen samen met de organisatie de leveranciers die het beste passen. Een ding staat vast. Goed personeel, vast of flex, wordt steeds schaarser. Wij helpen onze klanten na te denken over flexibilisering en zorgen voor de implementatie veelal met IT oplossingen ondersteund.

Want de IT oplossingen van tegenwoordig maken effectieve en efficiënte flexibilisering mogelijk. Diverse neutrale (leveranciersonafhankelijke) systemen zijn beschikbaar om het inhuurproces van aanvraag tot en met facturatie zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Via deze systemen kunnen alle betrokken partijen elektronisch via internet informatie uitwisselen in plaats van traditionele media zoals telefoon, fax, en/of email. Dit bespaart niet alleen tijd en kosten (total cost of ownership) maar bevordert ook nog de contract compliance en de grip op het proces. Bovendien zijn alle door de leverancier geleverde prestaties makkelijker te meten omdat alle transacties in het systeem worden vastgelegd. Het is onze ervaring dat dergelijke systemen relatief eenvoudig te implementeren zijn en zichzelf in hele korte tijd terugverdienen.

Tjarco Timmermans is Senior Managing Consultant bij DPA Supply Chain People in Amsterdam