Differentiëren in drukwerkinkoop belangrijker

De aanbodzijde van de markt voor drukwerk is niet alleen groot, maar ook zeer divers. Wie de juiste keuze wil maken, beantwoordt eerst de drie kernvragen ten aanzien van de gewenste kwaliteit, kosten en functionaliteit. Pas dan kan de juiste matching plaatsvinden.

Voor de meeste organisatie zal ‘drukwerk’ in Kraljic-terminologie een routineproduct zijn: een geringe invloed op het financiële resultaat en een al even gering toeleverrisico. Dat laat onverlet dat er bij nadere bestudering een flink bedrag in om kan gaan. Minder goed zichtbaar zijn de interne proces-, personeels- en communicatiekosten omdat vaak veel partijen met het drukwerk te maken hebben. Mogelijke zit daar een besparing. De prijs is dus een aardige indicator maar de total cost of ownership zegt meer.

Drukwerkmarkt
Dè drukwerkmarkt bestaat niet omdat er veel gespecialiseerde bedrijven zijn onder de circa 3.000 grafische bedrijven in Nederland: offset, laag/hoog volume, huisstijl drukwerk, rotatiedrukwerk, flexo, zeefdruk, digitale print en ga zo maar door. Bovendien hebben vele drukkerijen zich toegelegd op specifieke producten zoals enveloppen en formulieren.
De top tien van grootste generalisten in Nederland ziet er als volgt uit (alfabetische volgorde).

• Amco
• Brouwer
• De Budelse
• DeltaHage
• Euradin
• Giethoorn
• OBT
• Plantijn
• Thieme Grafimedia
• Verweij
• Zuidam & Uithof

De omzet van de grafische branche bedroeg in 2005 zo’n € 6,8 miljard. De markt voor drukwerk in zijn totaliteit is licht groeiende. Tussen de segmenten bestaan echter wel verschillen. Als gevolg van de digitalisering daalt de omzet bij de drukkers van kranten en formulieren, terwijl die in het marktsegment van het reclamedrukwerk juist stijgt.

Drie kernvragen
Wie de juiste drukker wil vinden, zal op de volgende drie vragen een antwoord moeten geven:
• welke kwaliteit is gewenst?
• welke functionaliteit is gewenst?
• wat mag het kosten?

Een drukkerij kan, net zoals uw eigen organisatie, slechts gefocust zijn op twee van de drie genoemde elementen. Wie een drukker gaat selecteren, moet allereerst precies weten hoe belangrijk deze elementen voor de eigen organisatie zijn. Zoek pas daarna de drukker met de focus op dezelfde twee doelen.

slager (drukwerk).jpg

Kwaliteit
Kwaliteit is veel meer dan vroeger te danken aan het hebben van een goed machinepark. Flexibiliteit is ook onder het kopje kwaliteit te scharen. Wie vaak last minute de spullen nodig heeft in kleine hoeveelheden die ook op het laatste moment pas van de ontwerpstudio af komen en nog veranderen voor ze worden gedrukt, heeft een flexibele drukkerij nodig met een goede logistieke dienstverlening.

Functionaliteit
In de drukwerkmarkt zijn heel uiteenlopende specialisten. Weet dus wat u nodig heeft en stem daar liefst één specialist of een generalist op af.

Kosten
Als lage kosten belangrijk zijn, dan moet u er voor zorgen dat de drukkerij als een goed geoliede machine kan draaien. Dus: goed aanleveren, grote batches, niet al te veel toeters en bellen.

Do’s
The right man for the right job
Zoek de juiste drukwerkspecialisten en de juiste pers voor het drukwerk. Ga bij drukkerijen op bezoek om te zien hoe zo’n drukpers werkt en om een indruk te krijgen van de chaos of juist de orde.

Schakel een drukwerkmakelaar in
Neem de optie van een drukwerkmakelaar mee als u drukwerk nodig heeft dat zich goed laat plannen, niet last minute gewijzigd hoeft te worden en in grote hoeveelheden tegelijk kan worden gemaakt.

Ken de ordermanager
Bouw een goede relatie op met de ordermanager van de drukker. Hij of zij is de spin in het web bij de drukkerij.

Houd rekening met de planningshorizon
Een drukker heeft een planningshorizon van twee weken. Veel gaat ad hoc. Houd daar rekening mee.

Shoppen loont
Ga shoppen in geval van: grote volumes, genoeg tijd, eenmalige opdrachten, standaard drukwerk. Daarnaast moet u altijd shoppen als u niet meer honderd procent tevreden bent over uw huidige drukkerij.

Milieuvriendelijke inkoop
De drukker uit Urk mag dan misschien goedkoop zijn, milieuvriendelijk werken doet hij vaak niet. Drukkerijen kunnen veel doen op het gebied van milieu. Als duurzaam inkopen van belang is, kunt u hier goed rekening mee houden bij de leveranciersselectie.

urk (drukwerk).png

Dont’s

Geen duidelijke werkafspraken
Onduidelijke werkafspraken met uw drukker leiden onherroepelijk tot problemen. Spreek af hoe snel u een offerte kunt verwachten, hoe snel de proefdruk komt, hoe snel er geleverd zal worden, wat de gewenste drukwerk- en afwerkingkwaliteit is (tolerantiegrenzen).

Niet differentiëren
Drukkerijen en creatieve bureaus vallen beide binnen de productgroep ‘marketing en communicatie’, maar laten zich niet hetzelfde inkopen.
De switchkosten zijn voor drukkerijen aanzienlijk lager dan van creatieve bureaus. Splits deze dus bij het opstellen van de specificaties.

Alles over één kam scheren
Eén drukker die alles even goed kan bestaat niet. Zoek daar dus ook niet naar. Een drukkerij is een productiebedrijf, geen copyshop die de weekaanbiedingen voor de slager maakt.

Teveel leunen op het reclamebureau
Neem niet zondermeer genoegen met de drukker van uw reclamebureau. Als u een grote klant bent, loont het om zelf een drukker aan te wijzen waar uw reclamebureau zaken mee moet doen.

Te kleine marge
Gun uw drukker een fair share voor zijn werk zodat hij goed onderhoud kan plegen en kan investeren in zijn machinepark.

Best practice bij de rijksoverheid

Twaalf ministeries doorliepen onder leiding van Wicher Sieders van Defensie en Edwin Walta van VWS gezamenlijk een Europese aanbesteding om het drukwerk beter in te kopen. Onder ‘beter’ wordt hier verstaan: minder leveranciers, minder contracten en logistieke, administratieve en commerciële voordelen. De geschatte gezamenlijke spend is circa €25 miljoen.
Vanwege de diversiteit van de producten is een verdeling gemaakt tussen facilitair drukwerk (briefpapier, sets, etc.), enveloppen, boeken, voorlichtingsdrukwerk en periodieken, waarbij voor sommige productgroepen ook nog onderscheid werd gemaakt in opdrachtvolumes. Met 21 leveranciers werd een mantelcontract gesloten voor drie jaar. De resultaten zijn veelbelovend: er wordt breed gebruik gemaakt van de contracten en de geldelijke besparing is aanzienlijk.
‘Zo'n besparing is mooi, en past bij de ambitie van de overheid’, zegt Sieders.
Maar hij haast zich ook te zeggen, dat er een blijvende inspanning moet worden geleverd door de assortiment- en contractmanagers om de interne partijen te ondersteunen en de prestaties van de leveranciers te monitoren.

Wim Nieland is Senior Consultant bij DPA Supply Chain People in Amsterdam