De toekomst van Procurement Outsourcing

Procurement Outsourcing (het uitbesteden van de inkoopfunctie) is geen gemeen goed in Nederland. Noch in het bedrijfsleven, noch bij de overheid. Onbekend maakt wellicht onbemind, maar toch kan Procurement Outsourcing (PO) veel voordelen bieden. Wellicht ook voor u.

Dit artikel pleit niet vóór of tégen PO maar is geschreven om u als inkoop of facilitair professional zelf objectief een mening te laten vormen.

De auteur heeft voor zijn MBA procurement afstudeerscriptie onderzoek gedaan naar PO bij de overheid. Hierbij werd hij begeleid door prof. dr. D.J.F. Kamann van de Rijksuniversiteit Groningen.

Wat is PO?
PO is een bewuste beslissing die genomen wordt door een organisatie om de inkoopmiddelen, -medewerkers, -processen en/of -activiteiten te verkopen of de regie ervan door middel van een contract aan een professionele externe inkoopdienstverlener over te dragen. Deze dienstverlener werkt op basis van een resultaatsverplichting, dus met een SLA en prestatie-indicatoren. Hij verschaft en managet de inkoopmiddelen en –diensten en ontvangt hiervoor een financiële vergoeding gedurende een vooraf overeengekomen periode. Het uiteindelijke doel is het laten toenemen van de service en de kwaliteit zodat als een gevolg daarvan de waarde voor de aandeelhouders of het publiek toeneemt.

Deze definitie geeft veel verschillende facetten weer. In ieder geval is het van groot belang, net als bij iedere andere vorm van outsourcing, dat de outsourcingsbeslissing wordt genomen op basis van het bestaande organisatiebeleid en dat het niet als een doel op zicht wordt beschouwd. En zeker niet als een korte termijn doel of als een “Quick Win”.

Wat is PO nog meer niet?
Met een inkoper over PO praten zou kunnen worden vergeleken als met een kalkoen praten over het kerstmenu. Duidelijk moet echter zijn dat PO zeker niet het eind van de interne inkoopfunctie betekent. Bepaalde delen van het inkoopproces (vooral die delen die door Arjan van Weele als “strategisch” worden bestempeld) zijn zou nauw betrokken met de eigen organisatie dat deze nooit kunnen worden uitbesteed zonder de organisatie te veel risico te laten lopen. PO is zelf géén risicovolle onderneming. Er is een contractuele relatie tussen een klant en een leverancier met vooraf vastgestelde resultaten. De druk op goed leveranciers- en contractmanagement neemt hierdoor wel toe. Er komt immers weer een (belangrijke) externe relatie bij die gemanaged moet worden om succesvol te kunnen zijn en blijven.

Er bestaat niet slechts één vorm van PO. Er zijn vele vormen en mate van PO denkbaar. Wat in ieder geval een rode draad is, is de term “resultaatsverplichting”. Er is pas sprake van PO als de eindverantwoordelijkheid van een bepaald deel van het inkoopproces aan een derde wordt overgedragen.

Voor welke organisatie is PO interessant?
Voor kleine inkooporganisatie vanwege de gegarandeerde capaciteit, beschikbare kennis en het inkoopvolume van derden. Voor grote organisatie en overheden vanwege de rechtmatigheidsgarantie (code Tabaksblad, Sarbanes-Oxley, Europese aanbestedingsrichtlijn). Organisatie waar relatief veel facilitaire inkoop plaats vindt (i.t.t. primaire inkoop) voor de algehele ontzorging. In potentie dus eigenlijk voor bijna iedere organisatie.

Uit het onderzoek bleek dat 42% van de overheidsinkopers (van alle niveaus) geen mening heeft over PO. Slechts 9,4% vindt de voordelen van PO belangrijker dan de nadelen en niet minder dan 73,9% is niet voornemens de inkoopfunctie uit te besteden op korte termijn. De verwachting is dat deze cijfers binnen het commerciële bedrijfsleven iets gunstiger liggen voor PO vanwege het feit dat PO een strategisch middel kan zijn wat uiteindelijk het kostenniveau kan reduceren en daardoor de concurrentiepositie kan verbeteren.

Er is een groot aantal voor- en nadelen te bedenken m.b.t. PO. Het onderzoek heeft de volgende top 10 ranking van voor- en nadelen opgeleverd.

Top 10 van voordelen

1. Beschikbaarheid van capaciteit;
2. Betere en professionele procescontrole;
3. Gebruikmaken van bestaande kennis en ervaring;
4. Kostenreductie van het inkoopproces;
5. Toegang tot externe specialistische expertise;
6. Sneller toegang tot nieuwe kennis en ontwikkelingen;
7. Betere condities met leveranciers;
8. Zelf minder operationele verantwoordelijkheden;
9. Vaste kosten omzetten in flexibele;
10. Zelf meer tijd over houden voor strategische inkoopactiviteiten.

Top 10 van nadelen

1. Interne kennisleegloop;
2. Toename afhankelijkheid van derden;
3. Operationele ontevredenheid door verschillende belangen;
4. Onrust en wantrouwen bij interne klanten;
5. Toename van specificaties;
6. Hogere interne communicatiekosten;
7. Mogelijk kwaliteitsverlies;
8. Vertrouwelijke informatie wordt met leveranciers gedeeld;
9. Gevaar van subjectiviteit, discriminatie en non-transparantie;
10. Minder innovatie in eigen huis.

Iedere organisatie zal een weging van deze voor- en nadelen moeten maken om tot een organisatiestandpunt te kunnen komen.

“Jezelf” uitbesteden is dat wel slim?
Zoals bij de vergelijking met de kalkoen al werd opgemerkt, is 100% uitbesteden van de inkoopfunctie niet aan de orde. De noodzaak tot professioneel leveranciers- en contractmanagement voor de relatie met de Professionele Inkoop Dienstverlener neemt toe. Hier blijft dus werk. Met name de meer operationeel uitvoerende zaken kunnen verdwijnen. Dit neemt niet weg dat er bij PO inderdaad “kalkoenen” van werkgever zullen gaan wisselen en er per saldo wellicht minder van nodig zijn. Net als we dat bij schoonmaak en catering hebben gezien. Met alle arbeidsrechtelijke haken en ogen van dien.

Er zal altijd zelf een vertaling van het organisatiebeleid naar het inkoopbeleid moeten worden gemaakt. Kamann merkte dit in 2001 al op toen hij het BOP-model ontwikkelde. Dit model gaat er van uit dat het overall organisatieBeleid, het totale Organisatiemodel en alle organisatieProcessen alle drie bepalend zijn voor de wijze waarop de onderliggende organisatie-onderdelen (w.o. Inkoop) hun beleid vormgeven (inkoopBeleid, inkoopOrganisatie en inkoopProces).

Er heerst nogal wat onduidelijkheid onder inkopers en inkoopmanagers als het gaat om de verwachtingen die een organisatie van “inkoop” heeft. Moet er nu snel, goedkoop, rechtmatig of juist duurzaam worden ingekocht? De inkoopdoelstellingen en verwachtingen zijn vaak niet SMART en expliciet geformuleerd. Is het bij verkopers gebruikelijk om een prestatie (lees omzet) gerelateerde bonus te krijgen, bij inkopers (en dan vooral binnen overheidsorganisaties) gaat dit er veel minder ruig aan toe. En dat terwijl inkopers met leveranciers wèl harde afspraken maken en er ook niet voor schuwen een “boete” uit te delen als de SLA-afspraken niet worden nagekomen.

Bij het inhuren van een Professionele Inkoop Dienstverlener kan dit allemaal wel. Het moet zelfs. Er zal een professionele relatie ontstaan tussen de organisatie en “Inkoop” waarbij de organisatie expliciet aangeeft wat ze van “Inkoop” verwacht. Vervolgens zal een bonus/malus-systeem er voor kunnen zorgen dat de Professionele Inkoop Dienstverlener precies zal doen wat de organisatie van hem verwacht. En zoals dat bij leveranciers gebruikelijk is, zal de Professionele Inkoop Dienstverlener in de loop van de contractduur sneller en efficiënter moeten gaan werken door het “Inleereffect”; meer voor minder.

Core/Non-core
Met facilitaire inkoop zelf is weinig concurrentieel voordeel (meer) te behalen. Ook is de mate van bedrijfskritischheid veelal geen belemmering (meer) voor Outsourcing. Zelfs financiële instellingen Outsourcen (en zelfs off-shoren) hun ICT-dienst en bedrijven zoals Nike produceren niet eens meer zelf. Zijn dit dan goede argumenten om in de PO discussie te gebruiken?

Er wordt nogal eens gesuggereerd dat je alleen een bedrijfsproces mag outsourcen als je het zelf in de vingers hebt en als je je eigen huis (processen) op orde hebt. Maar waarom zou je daar op wachten? Als je er zelf (om wat voor reden dan ook) geen grip op hebt, laat het dan zo snel mogelijk aan een ander over die het wèl kan.

Denkt u: “In één keer het hele Inkoopproces buiten de deur plaatsen, dat is veel te rigoureus“, dan kunt u een scenario van Out-tasking overwegen. Dit is geen “Big-Bang scenario” maar meer een geleidelijke gefaseerd proces wat als volgt zou kunnen gaan:

1. Externen inhuren t.b.v. capaciteit en kennis o.b.v. inspanningsverplichting;
2. Tactische inkoopprocessen (tenders) laten uitvoeren o.b.v. resultaatsverplichting;
3. Regie / leiding van eigen inkoopafdeling uitbesteden o.b.v. inspanningsverplichting;
4. Hele inkoopfunctie uitbesteden o.b.v. resultaatsverplichting.

In de tussentijd heeft u de gelegenheid om te wennen aan de inkoopdienstverlener(s), de relatie met hen en kunt u bedenken of het slim is om te kiezen voor single of multiple sourcing.

Conclusie
Procurement Outsourcing en Procurement Outtasking zijn professionele ontwikkelingen die mogelijk kansen voor u bieden. Onderzoek die voor uw eigen situatie en ontwikkel een standpunt voor uw eigen organisatie. Een Professionele Inkoop Dienstverlener spreekt dezelfde taal als u en weet wat er speelt in zowel uw organisatie als in de markt. Maak daar gebruik van.

Wim Nieland is Senior Consultant bij DPA Supply Chain People in Amsterdam