Civiele projecten inkopen: een vak apart

Donderdag, 6 november 2008

Een civiel project inkopen is een vak apart. En dat vak wordt er niet gemakkelijker op met de vele mondige stakeholders. De complexiteit zou aanzienlijk te verminderen zijn als inkopers slimmer te werk zouden gaan.

Het goed inkopen van een civiel project, ook wel GWW-project genoemd (grond-, weg- en waterbouw), is ingewikkeld. Dat heeft alles te maken met de specifieke kenmerken:

veel belanghebbenden;
enorme variatie;
grote rol overheid;
veel kennis bij opdrachtnemer;
uniciteit.

Een korte toelichting.

Bij civiele projecten gaat het al snel om grote bedragen en is er vaak een duidelijke impact op de samenleving. De meeste civiele projecten worden uitgevoerd in het belang van burgers. Door het grote aantal gebruikers, betrokkenen en belangen, zijn GWW-projecten complex. Neem een wijkontsluitingsweg. De een wil zo snel mogelijk van A naar B, de ander wil vooral een veilige weg met veel drempels en weer een ander wil een weg met zo min mogelijk geluidsoverlast. Belangrijk zijn ook toekomstige ontwikkelingen. Wordt de weg aangelegd voor de verkeerssituatie nu of ook voor de toekomstige verkeerssituatie? En hoe zit het met de onderhoudskosten en de overlast voor de omgeving?
Daarnaast is er een enorme variatie in grootte en complexiteit van de projecten. Variërend van een tegelpaadje naar een kleuterschool tot de aanleg van de Noord-Zuidlijn.

De overheid is verantwoordelijk voor de aanleg en het onderhoud van de openbare voorzieningen en is goed voor circa 85 procent van de omzet. De civiele markt is hierdoor sterk afhankelijk van de overheid.
De ontwikkeling van nieuwe methoden en producten in deze sector is de afgelopen tijd in een stroomversnelling gekomen. De markt beschikt dan ook over enorm veel kennis en ervaring. Door gebruik te maken van deze kennis kan de overheid vaak een hogere kwaliteit krijgen voor eenzelfde of soms zelfs lagere prijs. Deze hogere kwaliteit kan zich ook vertalen in een snellere aanlegtijd waardoor er minder omgevingsoverlast is of minder milieubelasting. Door functioneel specificeren en innovatieve contractvormen zoals DBMFO (design, build, maintain, finance, operate) wordt die kennis beter benut.
Een vijfde kenmerk van de GWW-markt is de hoge mate van uniciteit: aannemers moeten telkens iets unieks produceren, speciaal voor die plaats en die situatie. Bovendien vaak in een omgeving die in beweging is. Voorts is produceren op voorraad vaak onmogelijk.

De GWW-markt
De tien grootste bouwaannemers (GWW, bouw en utiliteit) behaalden in 2007 samen een omzet van 24,8 miljard euro. In volgorde van groot naar klein: BAM, Volker Wessels, Heijmans, TBI, Ballast Nedam, Strukton, Dura Vermeer, Van Wijnen, Jansen de Jong en Mourik. In de bouwsector zijn voorts naast 81.500 kleine en middelgrote aannemers, ruim 3.000 architecten en meer dan 200 ingenieursbureaus actief. In totaal zijn er in deze sector bijna 500.000 mensen werkzaam.

Do’s

Koop aanleg en onderhoud tegelijkertijd in
Neem het onderhoud van bijvoorbeeld een weg, brug of riolering voor een aanzienlijk aantal jaren mee bij de opdracht tot aanleg. Zo wordt bewerkstelligd dat de aannemer dieper nadenkt over wat hij aanlegt, omdat hij hogere onderhoudskosten door een slechte aanleg merkt in eigen portemonnee.

Formeer een multidisciplinair team
Formeer een team met de belangrijkste belanghebbenden. Naast een ervaren inkoper en verschillende vakspecialisten kunnen ook vertegenwoordigers van winkeliers, bewonersgroeperingen of milieubewegingen deelnemen aan het team. Zo komen wensen en eisen vroegtijdig op tafel en kunt u er rekening mee houden.

Consulteer de markt
Maak gebruik van de mogelijkheid om een marktconsultatie te doen, voorafgaand aan uw aanbestedingstraject. Op die manier komt u haarfijn te weten wat kan of juist niet kan.

Huur experts in
Sommige civiele projecten zijn niet alleen uiterst complex, maar ze worden ook niet vaker dan één keer in het werkzame leven van de inkoper ingekocht. Het is daardoor niet alleen ondoenlijk om daarvoor voldoende ervaring te hebben, maar ook is het lastig om over up to date kennis te beschikken. Laat u hier terzijde staan door een externe specialist.

Dont’s

Penny wise…
Prijs alleen is niet zaligmakend. Door kwaliteitsaspecten mee te laten wegen bij de keuze van de aannemer kunt u sturen op kwaliteit. Een kortere aanlegtijd bij een belangrijke verkeersader kan sterk te prefereren zijn boven een heel lage prijs.

Technisch specificeren
Traditioneel zijn de contracten voor civiele projecten zeer gedetailleerd waardoor er weinig ruimte is voor inbreng van kennis en innovatie van aannemers. Door gedetailleerd technisch specificeren verstarren de verhoudingen tussen aannemer en opdrachtgever. Stuur daarom op eindresultaat, stel duidelijke en toetsbare eisen en stuur minder op de feitelijke inhoud en de wijze van uitvoering.

Bijziendheid
GWW-projecten gaan vaak (vele) tientallen jaren mee. Kijk dus ver vooruit. Breng uw toekomstplannen in bij het opstellen van het programma van eisen. Zo voorkomt u dure aanpassingen en overlast voor betrokkenen.

Op de stoel van de aannemer
Leg de verantwoordelijkheden en risico’s daar waar die het best zijn te beheersen. Bijvoorbeeld het informeren van bewoners over wegwerkzaamheden in de stad is een taak van de gemeente. Maar, het inlichten van betrokken bewoners van de opgebroken straat kunt u beter door de aannemer zelf laten doen, omdat hij degene is die heel nauwkeurig weet wanneer de werkzaamheden plaatsvinden.

Best practice bij Rijkswaterstaat

Voor de verbetering van de N50 tussen Zwolle en Kampen woog Rijkswaterstaat de duur van de verkeersstremming tijdens de werkzaamheden mee bij de gunning. Elke dag dat de stremming korter zou duren, leverde de aannemer een fictieve korting op van 25.000 euro op zijn inschrijfsom. Hoe korter de stremmingstermijn, hoe hoger de fictieve korting, hoe lager zijn fictieve inschrijfsom en hoe groter dus de kans om de opdracht te krijgen. De boete van 60.000 euro voor een dag vertraging lag uiteraard aanzienlijk hoger dan de korting bij de totale inschrijving. Deze aanpak bleek succesvol: een aanzienlijke verkorting van twee maanden van de bouwtijd waardoor de overlast voor de weggebruikers sterk werd gereduceerd.

Harman Westen en Wim Nieland zijn Senior Consultant bij DPA Supply Chain in Amsterdam