Beveiligingsdiensten inkopen: het geld ligt voor het oprapen

Het is lastig om door het dichte bos van beveiligingsdiensten de bomen te blijven zien. Inkopers kunnen dit ondoorzichtige aanbod transparant maken. Veel geld valt op de inkoop te besparen door de zonering en het soort beveiligingsmaatregelen onder de loep te nemen.

De ‘waarom-vraag’ van beveiliging zou sámen met de inkopers moeten worden beantwoord. In de praktijk gebeurt dat echter bijna nooit. De functie van beveiliging is niet voor iedere organisatie gelijk. Inkoop van beveiligingsdiensten is dus maatwerk. Een oud bestek recyclen leidt daarom niet tot het beste inkoopresultaat. Wat is dan wel het beste inkoopresultaat? Geen ongewenste beïnvloeding van de dagelijkse werkzaamheden? Lage kosten? Veel beveiligers ter plekke? Een korte responsetijd? Veel camera’s? Voor iedere organisatie bestaat er slechts één optimale combinatie van deze factoren. Professionele beveiligingsorganisaties kunnen bepalen of de ‘incident beheersbaarheid’ in evenwicht is met de getroffen beveiligingsmaatregelen. De uitkomst hiervan is de kwantificering van de vraag die Inkoop nodig heeft voor een goede request for proposal.

Beveiligingsmarkt
Het beveiligingsvraagstuk kan worden opgedeeld in de techniek en de mensen.
Voor beide zijn zowel specialisten als totaalleveranciers in de markt. Het deel van de markt dat de mensen levert, kan vervolgens worden opgedeeld in manbeveiliging en mobiele beveiliging. Daarnaast bestaat een aantal specifieke terreinen zoals het leveren van portiers voor de horeca of evenementenbeveiliging. De grootste beveiligingsbedrijven zijn (in alfabetische volgorde):

• CSU
• Group 4 Securicor
• ISS
• Securitas
• Trigion.

Wat opvalt, is dat van de bedrijven uit deze top vijf er drie zijn die een breder aanbod aan facilitaire diensten leveren. Naast beveiliging verzorgen zij ook de catering of leveren zij schoonmaakdiensten. De totale omzet in de beveiligingsmarkt is een kleine 1,2 miljard euro, die door zo’n 1.200 bedrijven wordt gerealiseerd. Opvallend is dat slechts twee bedrijven goed zijn voor 80 procent van de omzet in de markt.
De vraag naar beveiliging wordt bepaald door structurele factoren en door conjuncturele ontwikkelingen. Momenteel groeit de markt met een stevige 9 procent per jaar.
De beveiligingsmarkt is een echte vechtmarkt. Hoge variabele kosten en een laag bedrijfsrisico hebben lage marges tot gevolg. Tot 2005 was sprake van een sterke toename van het aantal nieuwe bedrijven. De lage toetredingsdrempel speelde hierbij een belangrijke rol. Momenteel is sprake van consolidatie.
De beveiligingsmarkt valt niet onder de Europese dienstenrichtlijn. Hierdoor wordt de branche beschermd tegen nieuwkomers uit EU-lidstaten.

Do’s
Voer een security audit uit
Om de behoefte (en daarmee de specificaties) helder te krijgen, is het goed om een interne security audit uit te voeren. Hierin worden alle mogelijke incidenten onderzocht. Vervolgens wordt bekeken of die met de huidige beveiligingsmaatregelen beheersbaar zijn of dat extra maatregelen nodig zijn.
Hier is specialistische kennis voor nodig: als die niet aanwezig is, huurt u die dan in.

Breng een zonering aan
Bij de beveiliging van een pand kunt u ervoor kiezen om het hele pand overal even zwaar te beveiligen. De vraag is of dat handig is. Breng een zonering aan. Bekijk welke mate van beveiliging noodzakelijk is. Waar is het voldoende om alleen een camera op te hangen en waar wilt u een volledig pakket aan maatregelen? De kans is groot dat u door deze gedifferentieerde aanpak veel geld bespaart.

Breng evenwicht in de beveiligingsmaatregelen aan
Organisatorische, bouwkundige en elektronische maatregelen moeten in balans zijn. Het eerste soort maatregelen is vaak goedkoop en snel te realiseren. Denkt u maar aan het invoeren van een clean desk policy. De bouwkundige ingrepen (bijvoorbeeld ander hang- en sluitwerk) en elektronische maatregelen (inbraakbeveiligingssystemen e.d.) zijn veel duurder. Begin eerst met de meest effectieve maatregelen. Dat zijn de organisatorische, zo heeft de praktijk uitgewezen.

Maak de tariefopbouw transparant
Met de prijs wordt veel gegoocheld. Uurtarieven, avond- en weekendtoeslagen, abonnementen, tarieven per incident. Het maakt de offertes al snel onvergelijkbaar. Om dit te voorkomen is het noodzakelijk om een inzichtelijke tariefsopbouw te vragen. Een heldere business case biedt uitkomst.

Stel meetbare prestatie-indicatoren vast
Het is belangrijk om heldere afspraken te maken met de leverancier. Leg deze in een service level agreement (SLA) vast. Een punt dat in een SLA zeker aandacht verdient, is het afspreken van een gegarandeerde responstijd: hoe snel is de beveiliger ter plekke na de melding? Hoe sneller, hoe groter de pakkans.

Dont’s
Vage bewoordingen in het bestek
Zorg ervoor dat de offerteaanvraag concreet, goed gestructureerd en consistent is. Leveranciers kunnen geen gedachten lezen. Om kwalitatief goede aanbiedingen te krijgen, moet de vraag duidelijk zijn. Aanbestedingsdocumenten mogen best lijvig zijn, zo lang dit functioneel is en zorgt voor een beter begrip bij de leverancier. Reserveer tijd voor vragen van leveranciers.

Alleen naar uurtarieven kijken
Kijk bij de prijsvergelijking niet alleen naar de uurtarieven. Het gaat uiteindelijk om het totale bedrag onder aan de streep (P*Q). Een laag uurtarief betekent niet automatisch ook een lagere totale prijs. Laat u niet verrassen door onverwachte toeslagen.

Te snel in zee met een alarmcentrale
Leveranciers van beveiligingsinstallaties ontvangen van de alarmcentrale provisie bij het aanbrengen van een nieuwe klant. Een advies voor één specifieke alarmcentrale is waarschijnlijk niet objectief. Door goed in te kopen kunt u deze provisie in ieder geval in eigen zak houden.

Het onmogelijke vragen
Houdt u bij het opstellen van een programma van eisen de realiteit in het oog. Van alles het beste, zo snel mogelijk en ook nog eens voor de allerlaagste prijs, is ook bij de inkoop van beveiligingsdiensten niet altijd haalbaar.

Best practice bij Gemeente Breda
De Gemeente Breda besteedt de beveiliging van haar panden aan. In totaal gaat het om 140 panden waarvan circa 85 schoolgebouwen. De beveiliging wordt nu nog door diverse leveranciers verzorgd. Het streven is echter om zowel de meldkamerdiensten, de alarmopvolging, de visitatie en de toezicht- en surveillancediensten per 1 september 2007 bij één leverancier onder te brengen.
Daarnaast vormen 85 betaalautomaten in het centrum van Breda onderdeel van de aanbesteding. De gemeente hanteert voor zowel gebouwen als betaalautomaten een vereiste reactietijd van maximaal 15 minuten. Bij de gunning kijkt men niet alleen naar de factor ‘prijs’ maar ook naar andere punten zoals kwaliteitsborging, visie op de dienstverlening, referenties en de mate van instemming met de voorgestelde conceptovereenkomst en de inkoopvoorwaarden. Een bedrijfspresentatie maakt onderdeel uit van de aanbestedingsprocedure. De aanbesteding moet een contract opleveren met een beveiliger voor een periode van twee jaar met een optie tot verlenging met twee keer één jaar.

Wim Nieland en Kim van Zundert, DPA Supply Chain People, Amsterdam