Aanbesteding Drukwerk succesvol afgerond

Eind mei 2007 heeft DPA Supply Chain People samen met opdrachtgever Careyn met succes een Europese Aanbesteding Drukwerk afgerond. Deze Aanbesteding was de tweede in een reeks Aanbestedingen die DPA samen met Careyn uitvoert.

Het resultaat van de Aanbesteding is succesvol te noemen. De besparing ten opzichte van eerdere jaren is aanzienlijk en de eisen die gesteld zijn met betrekking tot de kwaliteit van de dienstverlening zijn aangescherpt. De betrokkenen bij Careyn zijn tevreden met de leverancier die uiteindelijk als nummer 1 uit de Aanbestedingsprocedure gekomen is.

Het goede verloop van de aanbesteding is als volgt tot stand gekomen:

• Door nauwe betrokkenheid met een werkgroep Drukwerk bij Careyn sluiten de eisen en wensen goed aan bij de organisatie waardoor er acceptatie en draagvlak voor het resultaat is.
• Door het elektronisch laten verlopen van de Aanbesteding is er tijd bespaard en is de Aanbesteding overzichtelijk verlopen.
• Door het afronden van de Aanbesteding met een elektronische veiling zijn de geboden prijzen nog verder aangescherpt.

Nauwe betrokkenheid werkgroep Drukwerk zorgt voor acceptatie en draagvlak
Er is nauw samengewerkt met een projectteam Drukwerk bij Careyn. Hierdoor konden de juiste behoeftes, knelpunten en verbeterpunten in de offerteaanvraag meegenomen worden. Het projectteam is tevens betrokken geweest bij het in kaart brengen van de specificaties van het Drukwerk en de uiteindelijke beoordeling van de offertes. De samenwerking heeft ervoor gezorgd dat het eindresultaat aansluit bij de wensen van Careyn en dus ook geaccepteerd zal worden binnen de organisatie. Hierdoor zal uiteindelijk de implementatie en het gebruik van het contract soepel verlopen.

Elektronisch aanbesteden is overzichtelijk en scheelt tijd
De aanbesteding is geheel elektronisch verlopen. De offerteaanvraag is voorbereid op een aanbestedingswebsite waar inschrijvers alle informatie konden ophalen en hun offerte konden indienen door het invullen van een elektronische vragenlijst en het uploaden van gevraagde documenten. Ook het stellen en beantwoorden van vragen is verlopen via een module van de aanbestedingswebsite. Het elektronisch aanbesteden heeft ervoor gezorgd dat de aanbesteding overzichtelijker en sneller kon verlopen. Met name de beoordeling van de offertes is sterk versimpeld door de elektronische procedure.

Afsluiting met veiling scherpt prijzen nog verder aan
De offertebeoordelingsfase is afgerond met een elektronische veiling. Elke deelnemer aan de veiling is op eigen locatie ingelogd op de veilingwebsite en kan vanuit daar bieden. Deelnemers starten de veiling met de totaalprijs zoals die in hun offerte geboden is. Vervolgens krijgen zij te zien hoever hun bod afzit van de laagste bieder op dat moment. De veiling is afgelopen als langer dan twee opeenvolgende biedrondes het laagste bod niet verbeterd wordt.

Op een groot scherm bij Careyn heeft het projectteam Drukwerk de Veiling gevolgd. Het verloop van de veiling was spannend en enerverend. In eerste instantie leek het alsof er niet veel zou gebeuren. Na 20 minuten echter zakten een aantal deelnemers een heel stuk met de prijs, gevolgd door de rest van de deelnemers. Uiteindelijk hebben 2 deelnemers de strijd samen uitgevochten. Door de veiling is nog eens een extra besparing gerealiseerd die aanzienlijk te noemen is. Onderstaand plaatje geeft weer hoe de strijd op het perceel Marketing Drukwerk verliep.

Conclusie:
Met deze Aanbesteding Drukwerk zijn de gewenste resultaten behaald doordat de offerteaanvraag zeer nauwkeurig is voorbereid in samenwerking met de werkgroep Drukwerk bij Careyn. Het elektronisch aanbesteden heeft de procedure overzichtelijk gehouden en voor versimpeling en snelheid gezorgd. Het afsluiten met de elektronische veiling heeft geleid tot extra scherpe prijzen. De leverancier die als nummer 1 uit de aanbestedingsprocedure is gekomen heeft tijdens het referentiebezoek een goede eerste indruk achtergelaten. We gaan ervan uit dat de basis is gelegd voor een goede samenwerking en een goede Drukwerk toekomst!

De volgende aanbestedingen zullen op dezelfde wijze worden uitgevoerd. Elektronisch ingericht, in samenwerking met een projectteam van Careyn en de afsluiting met een elektronische veiling als het type product dat toelaat.

Leonne Bonte is Consultant bij DPA Supply Chain People in Amsterdam